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2022年度版、受付システム・予約システムの選び方

お世話になっております。アイチケットの横山です。
早いもので、まん延防止等重点措置が全国的解除されてもうすぐ1ヶ月が経過しようとしています。

しかしながら、3月末には小池東京都知事から岸田総理に対して5類引き下げも視野にいれた出口戦略の検討を求めたという報道がされる一方で、4/8にはコロナ対策分科会にて第7波に備える対策が話し合われ、尾身会長から感染を防止するためのメッセージが発せられるなど、新型コロナウイルスをめぐる対応は出口戦略までの一本道というよりは、従来型の規制と緩和を繰り返しながら出口戦略を探る展開が続いております。

私は、前回11月の投稿において「第6波、あるいは5類感染症引き下げを見据えた、クリニックがすべき感染防止対策について」という記事を掲載し、とるべき感染防止対策施策について私見を述べました。

現在を鑑みると、対策自体に大きな変化がないことからか、昨年と同じような状況が続いているようにも感じます。同時に、少しずつですが出口に向けて確実に歩みを進めているとも感じています。

これを踏まえまして、今回は前回のアップデート版として、「今」受付システム・予約システムを検討するのであればどのような点に留意すべきかということについて考えてみたいと思います。

私見ながら結論を申し上げると、「今」選ぶということで必要なのは、現在がどういうサービス(価値)を提供しているかだけでなく、そのシステムの拡張性があるか否という視点だと考えています。

まず、「今は待合室の滞在人数を絞るために完全予約制(時間帯予約)を敷くとしても、5類引き下げ以降には順番制へ移行する」というような状況に応じた受付・予約方法の変更に柔軟に対応できるか、というポイントを考慮するべきかと思います。

現在の2類相当の状況においては、患者ではなく、クリニックの意思において待合室の滞在人数をコントロールしたり、患者の症状による時間的な分離を行うことが必要です。
そのために完全予約制(時間帯による受付・予約)を用いたり、発熱外来と一般外来の時間を分けてそれぞれを順番制で受付・予約をするというのが、弊社のお客様に多く見られる受付方法です。
加えて、待合室の待機人数を定めて、それ以外は窓口で受け付けた後外出をしていただくというオペレーションもございました。この場合、外から待ち状況がわかる順番受付は有効な打ち手になりますし、電話呼び出し機能などがあるとオペレーションをスムーズに進めることができるようになります。

一方、5類引き下げ後は、感染対策防止目的から、増える患者の待ち時間対策と受付から会計までの効率向上という点が、予約システム導入の主たる目的に変わります。
待ち時間対策を端的にいえば、待ち状況の見える化と患者に対して何を約束するかの2点に集約されますので、2類相当の感染症疑い患者を診察するという制約条件が外れた中で、先生の診療スタイルと患者の属性に合わせた最適な受付方法に変化をさせる必要があります。患者が増え、時間で約束ができないので、約束ができる順番制に変更するというパターンもありうるでしょう。

これらのことを踏まえると、要件に併せて変更ができるという点と同時に、どうしたらいいか相談ができる企業か、という点も考慮しておくとよろしいかと存じます。

また、将来訪れる医療のDX化という観点においては、現在の最適解を提供できるシステムであるかどうか、だけではなく、将来にわたり発展し続けるかシステムかどうかという視点も必要になると思います。

前出した受付方法の例もそうですが、未来が不確定な状況においては、今の最適解が明日の最適解とは限りません。
医療業界を見ても、DX化の波を受けて新しいサービス・企業が続々と参入しておりますので、未来の状況やニーズに適応・変化しつづけることができるかどうか、そのポテンシャルを持つサービス・企業であるかどうかという視点は、「今」受付・予約システムを検討する上で考慮しておくべき要素ではないかと思われます。

この点においては、購入時期関係なく、最新のバージョンをすべてのユーザーが利用できるクラウド型のサービスを選択するというのは、1つのポイントになるかもしれません。もちろん、クラウドだからバージョンアップがされるということでもありませんので、検討の際には、各社のバージョンアップ情報や開発体制なども質問してみるとよろしいかと存じます。

もちろん、現在の仕様が運用に最適であるかは最重要ではありますが、以上の点も考慮した上で予約システムを検討されると、長期にわたって成果を出せる予約システムを選べると思いますので、ぜひご検討の基準として加えていただければと存じます。

さて、ここからは弊社の宣伝も兼ねて少しお話させてください。

弊社はもともと順番受付専業にてサービスを提供しておりましたが、2014年に受付予約システムベンダーとしては恐らくは最も早いタイミングでのクラウドサービス化を果たしました。同じタイミングで時間帯受付の機能も搭載し、近年はコロナの影響もありその利用数が大きく伸びております。おかげさまで、時間帯受付の運用に関する社内のナレッジもしっかりと溜まってまいりました。

近年は、その活用事例を元に、主に時間帯予約を中心としたUIや仕様の改善を進める一方、オンライン予約との親和性の高さを踏まえて、Web問診システムとの連携を積極的に進め、主要なサービスとの連携を完了しております。
今月はその1社でありますメルプ様との合同ウェビナーを4/21(木)に予定しておりますので、ぜひご参加いただけると幸いです。

予約システムの会社が提案する経営改善のシステム活用【WEB問診編】

また、2022年度は、使いやすいサービスへのバージョンアップを継続する一方で、将来の医療のDX化を想定した機能改善も進めてまいります。
まず、4月18日から電子カルテの新たな連携先として、同じエムスリーグループの電子カルテ「デジカル」との連携が開始されます。

多くの予約システムが予約台帳のデジタル化を起点にしたような仕様であることと異なり、弊社は順番受付(予約)をもっともシンプルに動かすことを起点にサービスが作られましたので、電子カルテと連携をせずとも便利にご利用いただける製品でした。しかしながら、時間帯予約の利用数が増えてきたことや、今後の想定される受付のIT化・DX化を見据えて連携先を増やすことといたしました。電子カルテ・レセプトとの連携先としては、「PHC」、「ORCA」に続き3社目の連携となりますが、今回新たに実装された仕様もありますので、まずはしっかりとサービスを最適化させたのち、連携先の拡充も検討してまいりたいと思います。

もちろん、従来通り連携なしで快適に使えるという弊社の特徴はそのままにしてまいりますので、ご安心ください。

内部的な変更のみであることもありますが、弊社はほぼ毎月バージョンアップを行なっております。
都度ユーザーのみなさまからのフィードバックをいただきながら、サービスの改善を継続しております。

ご契約のお客様に限らず、ご検討中のお客様のご意見をもとに産まれる機能もございますので、予約システムをご検討中のお客様はぜひ弊社もご検討の1社に加えていただき、忌憚のないご意見をいただけると幸いです。

お声がけお待ちしております。


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