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デモでの無駄を省く

今回は、「予約システムのデモで何を聞いたら良いか?」ということについて考えみたいと思います。

デモはデモンストレーションの略で、要は実際に使用する機械などをご覧いただきながら、システムの概要を説明をする場のことです。予約システムに限らず電子カルテなどでも同じようなやり方をしますので、デモ自体はイメージが湧きやすいと思います。

色々な予約システムが世の中には出回っていますので、できること・できないことも違いますし、同じようなことができても雰囲気がまったく違ったりもします。機能も色々ですので、選ぶ側の先生にとっては「機能を詳細に説明してもらって、あとは自分で考える」というのはかなり大変です。

なんとなく「デモンストレーション」と聞くと「説明を受ける」ことが目的のような気がしてしまうかもしれませんが、聞き上手の先生の場合はどうされるかと言いますと、「まず自分の想定しているクリニック像」や「実際に現状どうなっているか」といった前提について自分からお話になった上で、「こういうことがしたいんだけど、できる?」というような聞き方をされます。

この場合ですと、「できるできない」含め「想定されている方法が最善か」、あるいは「その目的を踏まえるともっと良い方法があるか」という部分まで、早い段階で話が及びます。

実際の見え方などはよく見ておいた方が良いですが、デモの場で一番重要なのは、細かい機能を漏れなくチェックすることではなく、情報を整理することです。運用や、先生が目指すクリニック像に対して、システムが効果的に機能するか否かを、目的を含めて整理していくことが大事になってきます。

これから開業される先生の場合は、病院での経験を元に考えられたりすると思いますが、正直なかなか実際のイメージはしにくいと思います。特に病院の場合は、クリニックと前提が大幅に異なることも多いので、そのまま病院のイメージをクリニックに当てはめると、しっくり来ないこともよくあります。これは、総合病院の場合は総合受付と各科受付が別々であったりと、人の流れ自体がクリニックと違うことによるものです。

では、「これから開業する先生」の場合はデモの場でどうすれば良いかと言いますと「クリニックのコンセプト」のような、少し抽象化した中での判断軸をお伝えいただくと良いと思います。例えば「駅も近いので若い人も含めて、多くの患者さんをたくさん診察したい」とか「お年寄りの患者様が1人でも多く、また来たいと思ってくれるようなクリニックにしたい」というようなことであったり、あるいは「システムを入れて、できるだけ少ない人数のスタッフでも円滑に運用が回るようにしたい」とか「患者さんが少しでもイライラしない待合室を作りたい」とか、そういったことを教えていただくと、より短い時間で有意義なご提案につながりやすいと言えます。先生の気にしている内容が「患者満足度」であれば、患者さん視点でのわかりやすさや待ちやすさが大事になってきますし、「お年寄り優先」という考え方であれば、お年寄りが不公平になりにくい運用を優先的に考える、といったことができます。

いずれにしてもデモは、「課題」「コンセプト」といった元になる目的を軸にして、システムの表現力が効果的か否かを確認する場であると考えていただくと、先生ご自身にとってより良い選択につながっていきます。是非ご参考にしていただければと思います。

我々も、他社の予約システムを扱っている会社さんも、やはり導入していただいたからには長く使っていただきたいと考えてサービスを展開していますので、「思ったのと違った」「しっくりこない」といった事故をおこさずに、導入の検討を上手に進めていただけることを願っております。

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