迷惑メール認定されず、患者さんにお知らせを届ける方法

～お知らせメールが届かない～

どうでしょう、Eメールを普段から頻繁に使いますか？

私たちは業務上でのやりとりが発生しますので普段からメールは使うのですが、どうしても行き違いが発生することがあります。よくあるのが「迷惑メール」としてシステムで自動的に認定されてしまい、「送ったのにあちらに届いていない」、あるいは「送ってもらったのにこちらで受け取れていない」、というものです。

予約システムでもよくあるのが「お知らせがメールで通知される」はずが、「届かなかった」というもの。アイチケットでも数年前のバージョンではメールで待ち状況の通知などしていて、「通知設定をしていたのに届かなかった」という連絡をたびたびもらっていました。

～メール以外の方法で通知する～

これはメールという仕組みを使う前提に立つと、仕方のない部分が結構あります。なぜなら、本当に「迷惑なメール」が世の中には沢山飛び交っているからです。これらをフィルタリングしないことには、メールをまともに使うこともできないくらい頻繁に、覚えのないメールが飛んできます。しかし、自動的にフィルターをかけるとなると、やはり意図しない結果になることもありますので、Eメールを使う以上、「送った・届かない」という事故は許容するしかないのです。

この状況を解消するためにはまず、前提を崩して考えないといけません。つまり「メール以外の方法を使う」ということです。昨今はSNSが発達しましたので、メールはほとんど使わないという人も増えていると思いますが「相手にメッセージを届ける」という点ではSNSの方が便利だったりしますので、無理にメールを使う必要もなくなってきました。

これは予約システムにおいても同じことが言えます。例えば今の待ち状況などは、届かないリスクを冒してメールで届けるより、ほかのSNS的な方法を選んだ方がきちんと届く確率があがります。「届くはずが届かない」と患者さんがイライラすることも減りますので、今の予約システムでは「メール以外の方法で通知できる」というのが、より優れた機能と言えます。

～届いても、伝わらない～

しかし、「何を持って迷惑か」というのはまた微妙な話でもあります。クーポン欲しさに登録した企業から大量にSNSでメッセージが届くような経験をした方も多いと思いますが、そうなってしまうと「特定のSNSでメッセージが来ても、本当に必要としているもの以外は見ない」という行動を取るようになります。

例えば「今からどれくらい待つか」という緊急性の高い情報は見るかもしれませんが、「インフルエンザの予防接種はいつから受け付け開始です」といったような、緊急ではなく重要なクリニックからのお知らせやメッセージはあまり見てくれない、ということになりがちです。

こういったお知らせ機能は大抵の予約システムには付いていますが、「届かない」とか「埋もれてしまう」とか、そういう伝え方では、いくら有益なメッセージを届けていても相手に伝わりません。相手で判断されてしまうので、「台風の被害にあったけれど、クリニックはオープンしている」といったような、非常に重要な内容であっても見過ごされてしまう可能性が出てきます。

～専用アプリを使って解決～

これを解消するには、独自のプラットフォームを用意するのが一番です。つまり例えばスマートフォン用の「予約システム専用アプリ」を作って、そのアプリをベースにお知らせや待ち状況が分かれば、アプリを入れている人に、より届きやすいと言えます。この方法であれば、関係のない企業からのクーポンに大事なお知らせが埋もれてしまうこともありません。このやり方の問題点は開発や維持にややコストがかかることですが、可能であればそうすべき方法ですし、それを予約システムのメーカーは皆知っています。

アイチケットには全国200万人以上の患者さんに利用されている「アイチケット専用アプリ」があります。

コストはかけていますが、そのまま患者さんが費用を負担することはありません。もちろんクリニックに患者向けアプリの費用を負担してもらうこともしません。