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順番予約の神髄~第8回~受付操作の基礎知識(2)

~前回までのおさらい~

シリーズ「順番予約の神髄」第8回目です。これまでの記事は下記をご参照ください。

順番予約の神髄
●順番予約の「基本」

順番予約の「基本」(1)
順番予約の「基本」(2)
順番予約の「基本」(3)
順番予約の「基本」(4)
順番予約の「基本」(5)
順番予約の「基本」のまとめ
●受付操作の基礎知識
受付操作の基礎知識(1)

引き続き、「受付操作」の基礎的な部分について追っていきましょう。

~控え券の行方~

前回は「院内用の控え券」
が必要だということまで、
お話しました。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
「控え券は患者さんの
 情報と一緒にする」
と、いうところまで
聞きました。
ところで先生、
この「控え券」ですが、
最終的には「誰にとって」
必要な情報になると
思いますか?
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
誰って、
スタッフ?
なるほど。
では、少し聞き方を
変えましょう。
「誰が何番なのか」
判別できないと困るのは、
どのスタッフ様
でしょうか?
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
それは、
受付事務?
いや、看護師か?
うーん、ちょっと
よくわかりません。
確かに少し、
イメージしにくい話
かもしれませんね。
これは
「番号を進める人」
にとって、必要な
情報となります。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
進める人?
はい。
「番号を誰が進めるか」
によって、
宛先が変わります。
番号を進める行為は、
「患者さんを呼ぶ」ことと
セットになっているので、
一般的には診察室側の
スタッフ様のことが
多いですね。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
で、あれば
うちの場合は
看護師さんです。
ここは、
「呼び出し操作」
という操作と関わる
部分なのですが、
先生の場合
ひとまず控え券は
「看護師さんに届ける」
ことが必要だと、
ご理解ください。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
わかりました。
ところで先生は、
電子カルテを
お使いですよね。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
はい、使っています。
患者さんごとに
クリアファイルなども、
回していますか?
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
はい、回していますよ。
完全にペーパーレスには
していませんからね。
なるほど。
そうしましたら、
そのクリアファイルに
控え券を挟んで
回すのが簡単です。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
ん?電子カルテに
入力したりする必要は
ないのですか?
もちろん、入力しても
良いのですが、
特別な理由がない限り、
入力の必要はありません。
看護師さんが情報を
把握できれば良いので、
物理的に回すのが
手間が無く、簡単です。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
効率化のため、ですか?
仰るとおりです。
詳しくは「呼び出し操作」
の際にご説明いたします。
一旦ここでは、
「診察券と一緒にした後は、
 クリアファイルに入れて
 看護師さんに控え券を
 物理的に届けると簡単」
ということだけ、
覚えておいてください。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
わかりました。
ひとまず、
「呼び出し操作」
については
後で聞くとして、
ひとまず受付まわりから
固めていきましょう。

~オンライン受付への対応~

お次は、
「オンライン受付」
の場合です。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
インターネットから
順番を取った場合、
ということですね。
その通りです。
こちらが
「オンライン受付」
が入った際の
番号券です。
アイチケット
アイチケット

クリニック
クリニック
名前や診察券番号が
記載されていますね。
オンライン受付では、
患者さんが入力した
名前や診察券番号が、
印字されます。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
タイミング的には、
患者さんの操作が
完了した時点で
すぐに発券される
のですか?
はい、すぐに発券されます。
直接来た方の場合は
スタッフ様が操作しますが、
オンライン受付の場合は
自動で券が出て来ますので、
記載された情報を元に
誰が来るのか把握し、
準備を進めます。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
そうか。
診察券を預かるのは
来院した時だから、
この時点で名前が
わからないと
準備ができない訳
ですね。
ちなみに控え券が
こちらです。
アイチケット
アイチケット

クリニック
クリニック
患者さん用の券と
同じ様な感じですが、
こちらは生年月日や
電話番号が記載されて
いますね。
何の情報を
番号券に印字するか
については、
選択可能です。
先ほどのサンプルは、
患者さん用の券に
必要最低限の情報だけ
限定して印字した一例と
お考え下さい。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
なるほど。
個人情報の取り扱いは
気を付ける必要が
ありますからね。
仰る通りです。
廃棄の際も、
シュレッダー
にかけるなど
十分に注意して
お取り扱いください。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
わかりました。

~オンライン受付の番号券は必要か?~

クリニック
クリニック
こんな事を言っては
何ですが・・
何でしょう?
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
オンライン受付
ということは、
スマホで操作
する訳でしょう。
紙の番号券て
要りますかね?
まず、院内控えの方は、
準備に必要ですから
あった方が良いですよね。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
まあ、それは
直接窓口に来た人と
一緒ですからね。
そうですね。
先生のご指摘は
患者さん用の券について
だと思いますが、これも
あった方が親切だと
思います。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
そうですか?
院内では待ち状況を
モニター表示しますから、
紙の番号券があれば、
スマホを取り出したり
画面を切り替えたり
しなくても済みます。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
まあ、それはそうか。
それに
「オンライン受付」
と一口に言っても、
スマホ利用者以外に、
パソコンで受付した方、
ご家族に代わりで
予約してもらった方など、
様々いらっしゃいます。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
あぁ、スマホだけでは
無いのですね。
はい。様々です。
ご自宅のパソコンや
ご家族の協力によって、
お家を出るタイミングは
大体分かると思いますが、
端末を携帯していない
可能性を考えると、
やはり来院したら
券を渡すのが親切
だと思います。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
まぁ、確かに
そうですね。
総務省調べによると
2018年時点では、
60代以上の
インターネット利用者
使用ツール第1位は
パソコンらしいので、
オンライン受付でも
番号券はあった方が
安心だと思います。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
へぇー、
そうなんですね。
はい。ただし、
感染症対策として
「紙の受け渡しを
 極力減らしたい」
といった場合などは、
出力しない設定も
簡単にできます。
アイチケット
アイチケット
患者の声
患者の声
私もパソコンなら、
頑張ってできるかも
しれませんから、
オンライン受付の
番号券発行には
賛成ですねぇ。
クリニック
クリニック
わかりました。
当院で使うとしたら、
オンライン受付も
番号券を発行しましょう。

次回も引き続き、受付周りに迫ります。

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定期的に開催しています。
アイチケット
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