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順番予約の神髄~第8回~受付操作の基礎知識(2)
~前回までのおさらい~
シリーズ「順番予約の神髄」第8回目です。これまでの記事は下記をご参照ください。
順番予約の神髄
●順番予約の「基本」
順番予約の「基本」(1)
順番予約の「基本」(2)
順番予約の「基本」(3)
順番予約の「基本」(4)
順番予約の「基本」(5)
順番予約の「基本」のまとめ
●受付操作の基礎知識
受付操作の基礎知識(1)
引き続き、「受付操作」の基礎的な部分について追っていきましょう。
~控え券の行方~
前回は「院内用の控え券」
が必要だということまで、
お話しました。
が必要だということまで、
お話しました。
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アイチケット
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クリニック
「控え券は患者さんの
情報と一緒にする」
と、いうところまで
聞きました。
情報と一緒にする」
と、いうところまで
聞きました。
ところで先生、
この「控え券」ですが、
最終的には「誰にとって」
必要な情報になると
思いますか?
この「控え券」ですが、
最終的には「誰にとって」
必要な情報になると
思いますか?
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クリニック
誰って、
スタッフ?
スタッフ?
なるほど。
では、少し聞き方を
変えましょう。
「誰が何番なのか」
判別できないと困るのは、
どのスタッフ様
でしょうか?
では、少し聞き方を
変えましょう。
「誰が何番なのか」
判別できないと困るのは、
どのスタッフ様
でしょうか?
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クリニック
それは、
受付事務?
いや、看護師か?
うーん、ちょっと
よくわかりません。
受付事務?
いや、看護師か?
うーん、ちょっと
よくわかりません。
確かに少し、
イメージしにくい話
かもしれませんね。
これは
「番号を進める人」
にとって、必要な
情報となります。
イメージしにくい話
かもしれませんね。
これは
「番号を進める人」
にとって、必要な
情報となります。
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クリニック
進める人?
はい。
「番号を誰が進めるか」
によって、
宛先が変わります。
番号を進める行為は、
「患者さんを呼ぶ」ことと
セットになっているので、
一般的には診察室側の
スタッフ様のことが
多いですね。
「番号を誰が進めるか」
によって、
宛先が変わります。
番号を進める行為は、
「患者さんを呼ぶ」ことと
セットになっているので、
一般的には診察室側の
スタッフ様のことが
多いですね。
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クリニック
で、あれば
うちの場合は
看護師さんです。
うちの場合は
看護師さんです。
ここは、
「呼び出し操作」
という操作と関わる
部分なのですが、
先生の場合
ひとまず控え券は
「看護師さんに届ける」
ことが必要だと、
ご理解ください。
「呼び出し操作」
という操作と関わる
部分なのですが、
先生の場合
ひとまず控え券は
「看護師さんに届ける」
ことが必要だと、
ご理解ください。
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クリニック
わかりました。
ところで先生は、
電子カルテを
お使いですよね。
電子カルテを
お使いですよね。
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クリニック
はい、使っています。
患者さんごとに
クリアファイルなども、
回していますか?
クリアファイルなども、
回していますか?
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クリニック
はい、回していますよ。
完全にペーパーレスには
していませんからね。
完全にペーパーレスには
していませんからね。
なるほど。
そうしましたら、
そのクリアファイルに
控え券を挟んで
回すのが簡単です。
そうしましたら、
そのクリアファイルに
控え券を挟んで
回すのが簡単です。
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クリニック
ん?電子カルテに
入力したりする必要は
ないのですか?
入力したりする必要は
ないのですか?
もちろん、入力しても
良いのですが、
特別な理由がない限り、
入力の必要はありません。
看護師さんが情報を
把握できれば良いので、
物理的に回すのが
手間が無く、簡単です。
良いのですが、
特別な理由がない限り、
入力の必要はありません。
看護師さんが情報を
把握できれば良いので、
物理的に回すのが
手間が無く、簡単です。
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クリニック
効率化のため、ですか?
仰るとおりです。
詳しくは「呼び出し操作」
の際にご説明いたします。
一旦ここでは、
「診察券と一緒にした後は、
クリアファイルに入れて
看護師さんに控え券を
物理的に届けると簡単」
ということだけ、
覚えておいてください。
詳しくは「呼び出し操作」
の際にご説明いたします。
一旦ここでは、
「診察券と一緒にした後は、
クリアファイルに入れて
看護師さんに控え券を
物理的に届けると簡単」
ということだけ、
覚えておいてください。
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クリニック
わかりました。
ひとまず、
「呼び出し操作」
については
後で聞くとして、
ひとまず受付まわりから
固めていきましょう。
ひとまず、
「呼び出し操作」
については
後で聞くとして、
ひとまず受付まわりから
固めていきましょう。
~オンライン受付への対応~
お次は、
「オンライン受付」
の場合です。
「オンライン受付」
の場合です。
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クリニック
インターネットから
順番を取った場合、
ということですね。
順番を取った場合、
ということですね。
その通りです。
こちらが
「オンライン受付」
が入った際の
番号券です。
こちらが
「オンライン受付」
が入った際の
番号券です。
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クリニック
名前や診察券番号が
記載されていますね。
記載されていますね。
オンライン受付では、
患者さんが入力した
名前や診察券番号が、
印字されます。
患者さんが入力した
名前や診察券番号が、
印字されます。
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クリニック
タイミング的には、
患者さんの操作が
完了した時点で
すぐに発券される
のですか?
患者さんの操作が
完了した時点で
すぐに発券される
のですか?
はい、すぐに発券されます。
直接来た方の場合は
スタッフ様が操作しますが、
オンライン受付の場合は
自動で券が出て来ますので、
記載された情報を元に
誰が来るのか把握し、
準備を進めます。
直接来た方の場合は
スタッフ様が操作しますが、
オンライン受付の場合は
自動で券が出て来ますので、
記載された情報を元に
誰が来るのか把握し、
準備を進めます。
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クリニック
そうか。
診察券を預かるのは
来院した時だから、
この時点で名前が
わからないと
準備ができない訳
ですね。
診察券を預かるのは
来院した時だから、
この時点で名前が
わからないと
準備ができない訳
ですね。
ちなみに控え券が
こちらです。
こちらです。
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クリニック
患者さん用の券と
同じ様な感じですが、
こちらは生年月日や
電話番号が記載されて
いますね。
同じ様な感じですが、
こちらは生年月日や
電話番号が記載されて
いますね。
何の情報を
番号券に印字するか
については、
選択可能です。
先ほどのサンプルは、
患者さん用の券に
必要最低限の情報だけ
限定して印字した一例と
お考え下さい。
番号券に印字するか
については、
選択可能です。
先ほどのサンプルは、
患者さん用の券に
必要最低限の情報だけ
限定して印字した一例と
お考え下さい。
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クリニック
なるほど。
個人情報の取り扱いは
気を付ける必要が
ありますからね。
個人情報の取り扱いは
気を付ける必要が
ありますからね。
仰る通りです。
廃棄の際も、
シュレッダー
にかけるなど
十分に注意して
お取り扱いください。
廃棄の際も、
シュレッダー
にかけるなど
十分に注意して
お取り扱いください。
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クリニック
わかりました。
~オンライン受付の番号券は必要か?~
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クリニック
こんな事を言っては
何ですが・・
何ですが・・
何でしょう?
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クリニック
オンライン受付
ということは、
スマホで操作
する訳でしょう。
紙の番号券て
要りますかね?
ということは、
スマホで操作
する訳でしょう。
紙の番号券て
要りますかね?
まず、院内控えの方は、
準備に必要ですから
あった方が良いですよね。
準備に必要ですから
あった方が良いですよね。
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クリニック
まあ、それは
直接窓口に来た人と
一緒ですからね。
直接窓口に来た人と
一緒ですからね。
そうですね。
先生のご指摘は
患者さん用の券について
だと思いますが、これも
あった方が親切だと
思います。
先生のご指摘は
患者さん用の券について
だと思いますが、これも
あった方が親切だと
思います。
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クリニック
そうですか?
院内では待ち状況を
モニター表示しますから、
紙の番号券があれば、
スマホを取り出したり
画面を切り替えたり
しなくても済みます。
モニター表示しますから、
紙の番号券があれば、
スマホを取り出したり
画面を切り替えたり
しなくても済みます。
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クリニック
まあ、それはそうか。
それに
「オンライン受付」
と一口に言っても、
スマホ利用者以外に、
パソコンで受付した方、
ご家族に代わりで
予約してもらった方など、
様々いらっしゃいます。
「オンライン受付」
と一口に言っても、
スマホ利用者以外に、
パソコンで受付した方、
ご家族に代わりで
予約してもらった方など、
様々いらっしゃいます。
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クリニック
あぁ、スマホだけでは
無いのですね。
無いのですね。
はい。様々です。
ご自宅のパソコンや
ご家族の協力によって、
お家を出るタイミングは
大体分かると思いますが、
端末を携帯していない
可能性を考えると、
やはり来院したら
券を渡すのが親切
だと思います。
ご自宅のパソコンや
ご家族の協力によって、
お家を出るタイミングは
大体分かると思いますが、
端末を携帯していない
可能性を考えると、
やはり来院したら
券を渡すのが親切
だと思います。
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クリニック
まぁ、確かに
そうですね。
そうですね。
総務省調べによると
2018年時点では、
60代以上の
インターネット利用者
使用ツール第1位は
パソコンらしいので、
オンライン受付でも
番号券はあった方が
安心だと思います。
2018年時点では、
60代以上の
インターネット利用者
使用ツール第1位は
パソコンらしいので、
オンライン受付でも
番号券はあった方が
安心だと思います。
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クリニック
へぇー、
そうなんですね。
そうなんですね。
はい。ただし、
感染症対策として
「紙の受け渡しを
極力減らしたい」
といった場合などは、
出力しない設定も
簡単にできます。
感染症対策として
「紙の受け渡しを
極力減らしたい」
といった場合などは、
出力しない設定も
簡単にできます。
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![患者の声](https://iticket.co.jp/wp-content/uploads/2021/04/39b41b50439f3ab83997a1e71df60cdf.png)
患者の声
私もパソコンなら、
頑張ってできるかも
しれませんから、
オンライン受付の
番号券発行には
賛成ですねぇ。
頑張ってできるかも
しれませんから、
オンライン受付の
番号券発行には
賛成ですねぇ。
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クリニック
わかりました。
当院で使うとしたら、
オンライン受付も
番号券を発行しましょう。
当院で使うとしたら、
オンライン受付も
番号券を発行しましょう。
電子書籍の配布や、
ウェビナー動画の配信も
やっています。
ウェビナー動画の配信も
やっています。
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- 投稿者: 佐藤三千代
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