【緊急特集】第7波 新型コロナウィルス感染症急拡大に際して予約システムができること（4）

クリニック・診療所を始めとした医療機関様にご提案いたします。

アイチケット・デジタルマーケティングチームの冨田です。

この記事を執筆しております2022年8月16日現在、新型コロナウィルス感染症は各地で依然猛威を振るっております。8月中旬以降、第7波はピークアウトを迎えるとの報道も出始めておりますが、新たな変異種「BA.2.75」による第8波を危惧する声も上がっており、先行きは不透明な状況が続いております。

現状では発熱外来を受診する方々も多く、医療機関様の負担も非常に大きい状況が続いていることと存じます。改めまして、ご尽力されている医療従事者の皆様に御礼と心からの敬意を申し上げます。

我々【アイチケット】は、クリニック・診療所向け予約システム、いわゆる【診療予約システム】を開発・販売しております。予約や順番取りをインターネットと組み合わせることにより、待合室の混雑解消、電話問い合わせの軽減など、様々お役に立てる可能性がございます。クリニック様に合わせた導入のご提案につきましては、訪問・またはオンラインによる【デモ】を通して個別おこなっております。

【緊急特集】と銘打ちましたこちらのブログでは、アイチケットの予約システムをご活用中のクリニック様が新型コロナウィルス急拡大に際して、予約システムを活用されている事例を一部ピックアップしてご紹介して参りました。今回は連続でお送りしたシリーズ第4回目、一旦の最終回となります。第1回～第3回までの記事と併せて、ご参照いただければ幸いです。

2022.07.21

2023.03.23

【緊急特集】第7波 新型コロナウィルス感染症急拡大に際して予約システムができること（1）

この記事を執筆し始めております2022年7月20日現在、新型コロナウィルス感染症の急拡大に伴いツイッターの急上昇キーワードに【#発熱外来】がトレンド入りするなど、第7波の勢いが日に日に強力さを増している様子が報道を通じて伝わって参ります。感染症急拡大と共に、医療機関様への負担も急増していることと存じ…

発熱外来に活用できる他の機能

第4回目となります今回は、これまでご紹介したメッセージ機能の【iメッセージ】、聞き取りや注意事項への同意を取ることができる【問診設定（簡易問診・問診カスタマイズ）】以外の、発熱外来に活用しやすい機能を2点追加でご紹介いたします。【iメッセージ】【問診設定】につきましては、第2回・第3回の記事をご参照いただければ幸いです。

2022.07.29

2023.03.23

【緊急特集】第7波 新型コロナウィルス感染症急拡大に際して予約システムができること（2）

この記事を執筆しております2022年7月29日現在、新型コロナウィルス感染症の勢いは益々拡大の一途を辿っております。感染症急拡大と共に、医療機関様への負担も急増していることと存じます。改めまして、ご尽力されている医療従事者の皆様に御礼と心からの敬意を申し上げます。我々【アイチケット】は、クリニック・…

2022.08.09

2023.03.23

【緊急特集】第7波 新型コロナウィルス感染症急拡大に際して予約システムができること（3）

この記事を執筆しております2022年8月9日現在、新型コロナウィルス感染症は各地で依然猛威を振るっておりますが、「新規増加のペースはやや緩やかになってきている」といった報道も混ざり始めました。しかしながら、ピークはいつごろかという予測については様々な意見が飛び交い、先行きは不透明な状況が続いておりま…

電話呼出機能

今回ご紹介する機能の1つ目は、【電話呼出機能】です。

電話呼出機能とは「あらかじめ録音されている音声」を、電話により伝えることができる機能です。標準機能の範疇では「アイチケットからのお知らせです。もうすぐあなたの順番です。気を付けてお越しください。」といったメッセージが流れるようになっております。メッセージの内容からもお察しいただける通り順番予約で活用されるのが一般的で、順番予約の際は「○番前」といった設定に現在番号が差し掛かると、電話がかかって患者様が呼び出されます。

この「電話を使って」来院タイミングを告げる仕掛けは、主にスマートフォンが苦手な高齢者のために、元々用意されておりました。ツールによる不公平感を減らし、できるだけ多くの方が院外で過ごせるように、かなりの年齢まで対応が期待できる「電話」を活用して呼び出そうと考えたものです。

一般診療とは分けた時間で順番に対応する場合は、発熱外来でも「1番前」などと設定し、直前まで外で待機することを促せますが、発熱外来では時間を決めた「時間帯予約」が多いので、どちらかと言えば「時間帯予約における電話呼出機能の活用」を考えた方が、多くのクリニック様にとってイメージしやすいかもしれません。

時間帯予約では、順番予約のように「○番前」に自動で電話がかかるのとは異なり、「あらかじめ登録した電話番号に対して、今すぐ」電話をかけることができます。

発熱外来におけるスタッフ様の動きは【iメッセージ】の内容からも察することができますが、「個別、電話をかけて院内に誘導する」あるいは「個別、駐車場までスタッフ様が呼びに行く」といった運用のクリニック様もおられます。このような運用では、この部分を「電話呼出機能」に置き換えることで効率化が図れます。

「スタッフ様から直接電話をかけるのと、同じではないか？」と、感じる方もいらっしゃるかもしれませんが、録音メッセージの場合、当然受け答えはできず一方的に要件を伝えるのみとなります。このため、スタッフ様の手間は「電話呼出機能」の操作にかける以上にはなりません。つまり、かけた電話で別の相談が始まることが無いのです。

メッセージはオプションで変更することも可能ですので、内容を「発熱外来の呼出」という前提条件に寄せることもできます。ただし、時間帯予約で電話呼出機能をフル活用されているクリニック様でも、標準メッセージを使われていることが少なくありません。重要なのは「（当日）アイチケットから電話がかかって来たら、中に入る」という点が患者様に浸透している事であるようです。

そういった意味では、オプションによるメッセージ内容の変更については、まず標準メッセージを試した後にご検討されても遅くは無いかもしれません。

iTICKET ロボ（予約前問診 自動応答）

さて、冒頭で2つご紹介するとお伝えしたもう1つの機能は、【iTICKET ロボ（予約前問診 自動応答）】です。

【iTICKET ロボ（予約前問診 自動応答）】とは、2022年7月下旬にリリースした機能で、「問診の結果によって、誘導するページを決めることができる」というものです。通常の問診設定は「予約入口の先」に存在するのに対して、こちらは「予約入口の前」ですので「予約前問診」といった表現を取っております。

例えば、「発熱が37.5度以上か、否か」によって「一般外来の診察予約」か「発熱外来予約」か、といった具合に誘導先を変えることができます。この場合、一般外来に紛れこんでしまいそうな発熱患者を、切り分けて適切な入口に導くことが可能となります。

【iTICKET ロボ（予約前問診 自動応答）】のイメージ

当然ながら、問診は1項目だけではなく複数組み合わせることができます。選択肢を増やすことも、回答の結果から次の質問内容を変化させることもできます。

例えば、いくつかの小児科クリニック様にてiメッセージも出されておりました、「お子様の患者数が非常に多いため、成人の方は現在発熱外来をお断りしている」といった内容にも対応することができます。「熱があり、小児ならば発熱外来の予約」、「熱があり、成人ならば現状お断りしている旨を表示」といった具合に、回答の内容から誘導先を分岐できます。

現時点ではまだリリースされて日が浅いこともあり、活用事例としてご紹介できる程の情報が手元にございませんが、これまでも「体温が高いならば、一般外来の予約ではなく発熱外来の予約に誘導したい」といったお声は多数いただいておりましたので、ご活用いただける機会はこれから徐々に増えるものと考えております。

まずはご相談ください

ここまで4回に渡って「発熱外来における予約」を中心に活用事例などご紹介して参りました。

しかしながら実際にお役に立てるか否かは、直接お話を伺ってみないと、はっきりしたことを申し上げられません。クリニック様ごとに事情や背景やご要望が異なりますので、他のクリニック様の方法が、必ずしも当てはまるとは限らないためです。

スタッフ様に余裕が無いのであれば運用の変化があまり無い負担の少ないプランを、思い切って運用をガラリと変えるのであればそれ相応の告知や準備を含めたプランを、状況に応じてご提案させていただきます。

まずはクリニック様・先生より、お問い合わせ・ご相談を賜りましたら幸いでございます。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

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