患者さん向けメッセージ機能のトリッキーな活用法

～診療予約システムのメッセージ機能～

予約システムに通じている方はよくご存じだと思いますが、アイチケットを含め大抵の予約システムには、なぜかメッセージを患者さんに伝える機能が標準で備わっています。

方法は様々で、メールを使って届けるものもあれば、ホームページの「最近のお知らせ」のように予約に関する情報の近くに掲示しておくもの、最近では普及しているSNSを活用したものから、独自の予約システム専用アプリを使ったものまであります。

アイチケットではインターネット上でお知らせを掲示しておく「iメッセージ」と、独自のスマートフォン向けアプリを使ったクリニックからの通知機能、それから院内サイネージで待ち状況と一緒にお知らせを流す「院内iメッセージ」に対応しています。

※メールや一般的に普及しているSNSを使わずに、あえて独自のアプリにしている理由は、先日別のブログでも書きましたが、端的に言えば「迷惑メールとして除外されること」や、「企業からのお知らせなど、他の情報に埋もれること」を防ぐためです。

～診療予約システムにおける、メッセージ機能の目的～

さて、予約システムがメインの予約機能とは別にメッセージ機能を備えている理由について考えてみますと、大きくは以下の2つの理由が挙げられます。

【１．予約に関するルールを説明するため】

理由の1つ目は、これだと思います。予約と一口に言っても、「順番予約なのか、時間帯予約なのか」、「予約できる時間はいつからいつまでなのか」、「順番予約で遅れたらどうなるのか」、「キャンセルするときはどうすれば良いのか」など、使い方によって異なるルールに関して注記が必要になりますし、「×月×日は休診日」といったようなその時の状況に合わせた告知もしておく方が患者さんにとって親切です。つまり「予約に関する注釈」というメッセージの考え方です。

【２．患者さんの目に触れる機会を活用するため】

対してこちらは、「予約には直接関係しないことであっても、多くの目に触れる機会を活用する」という考え方です。予約に関しては患者さんが習慣的に自発的な操作をするので、「予約ボタンの近くに掲示する」とか、「予約システムからのお知らせとしてメッセージを届ける」、あるいは「待合室で待ち状況表示と一緒にメッセージを放映する」といった方法は、それ自体が患者さんの動線に含まれるため目に留まりやすく、結果的にメッセージが伝わりやすいと言えます。

主に後者の目的でメッセージ機能を使う場合、内容は多岐に渡ります。

～クリニック予約システムでの活用例TOP3～

今回は「iメッセージ」（インターネットに向けたアイチケットのメッセージ機能）の、少し応用的な活用事例をいくつかご紹介します。

○ホームページへのリンクを張る

始めて来院する患者さんはホームページをチェックして来ることも多いと思いますが、「一度来た人はあまり見てくれない」とお悩みの場合は、iメッセージからホームページへのリンクを張ることをお薦めします。また、「院長のブログ」「季節のお便り」といった、定期的に更新されるコンテンツを案内していけば、よりホームページへの流入増加が期待できます。

○新たに取り入れた検査機器の紹介を掲載

患者さんの中には「どんな検査が受けられるのか」といった情報を知らない方、「知っていたら検査を受けたい」と考える方が、きっといます。目につく場所に情報を掲示しておき、お問い合わせは電話で受けても良いでしょうし、予約が増えてきたら専用の予約窓口をインターネットで用意しても良いでしょう。

○問診票や予診票にリンク

診察前に必要となる問診票や、予防接種の前に必要となる予診票を、あらかじめ記入して持参してくれれば、来院時にスムーズに案内ができます。ホームページに印刷用の問診票・予診票をアップロードされている場合は、iメッセージからもリンクを張ることで、来院前の事前準備を促すことができます。「インフルエンザワクチンにかかる手間を減らしたい」といった場合は、特に効果を実感できることでしょう。