パソコンが苦手でも、紙カルテ中心でも、変わらず便利なのがアイチケットの特徴です。

～アイチケットを使った、順番予約の流れを公開～

今回は【アイチケットを使った業務の流れ】について、簡単にご紹介していきます。

とは言ったものの、業務の流れというのはクリニックによってそれぞれやり方が違いますので、「こうやってください」とか「こうじゃなきゃいけません」といった明確なルールは存在しません。むしろアイチケットは「細部をクリニックの運用に合わせられるような、できるだけシンプルなシステム」を目指して作られています。それでも、よくある「王道パターン」を知っておくことは大事だと思いますので、参考程度に見ていただければと思います。

ところで、アイチケットでは【順番予約】と【時間帯予約】の2種類の予約方式を扱っています。どちらもシチュエーションに応じて使い分けるのが重要ですが、【業務の流れ】という観点から見ると、【順番予約】の方が注意点や押さえるべきポイントが多くありますので、今回は【順番予約における業務の流れ】のみにフォーカスを当てていきます。時系列に沿って見ていきましょう。

～当日の業務開始までの作業～

前日やそれ以前、当日の早朝など、窓口の業務が開始するまでにやるべきことはほとんどありません。窓口を開ける前に操作端末であるiPadの電源を入れ、操作用アプリのiTICKET Oneを起動してください。

ポイントは、「順番予約は当日の受付を基調とする」ところと、「窓口が開く前までは処理を受けない」というところです。

もちろんクリニックがオープンする前の早朝から、インターネットを通じた「オンライン受付」を開始することもできますが、王道パターンではありません。朝窓口に並んだ患者さんの顔を思い浮かべてみれば、理由の１つはすぐに察しがつくと思います。「並んだのに先頭に居ても1番ではない意味が分からない」からです。

もう１つ、これは業務上の効率を考えてのことでもあります。インターネットで順番を取った患者さんは当然クリニックに居ない状態ですので、「正にその場に居る患者」と比較すると「順番に間に合わない可能性が高い」と言えます。もちろんきちんと順番を守ってくれる人も居ますが、そうでない人も居ます。居ない人のことは考えず、その場に居る人の対応に集中することで、朝のピーク時間帯を上手に乗り越えられます。

～窓口受付を開始してからの作業～

窓口の受付を開始すると患者さんが来ますので、番号券を発行して一人ずつ渡していってください。番号券は1回発行すると、【患者用】【院内控え】の2種類がセットで出ます。【患者用】を渡してください。

【院内控え】は院内で「誰が何番か」ということがわかるようにしておきます。これは、後で番号を進める時の判断材料になりますので、キッチリと関連付けをしておく必要があります。方法はその時々で変わりますが、紙カルテの場合は【診察券とクリップ留め】→【カルテにクリップ留め】→【カルテごと券をまわす】といった方法、電子カルテでも患者ごとにクリアファイルで回すものがあれば【診察券とクリップ留め】→【クリアファイルに入れる】→【クリアファイルごと券をまわす】、あるいは何も回らないのであれば【診察券とクリップ留め】→【電子カルテのチェックイン操作】→【電子カルテのメモ欄に番号を追記】となります。

～オンライン受付が、開始されてからの作業～

設定した時間になると自動的にオンライン受付が開始されます。出て来るのは「それまで発行した番号の、次の番号」です。オンライン受付の番号券には名前や診察券番号などが記載されていますので、それらの患者情報をもとにして準備を進めます。院内控え券の回し方は、窓口受付の方法に準じます。

～受付が終わってから、診察までの時間～

患者さんは自由に過ごします。外出した方はアプリなど使って待ち状況を確認し順番に間に合うように戻ってきます。オンライン受付の方は順番に間に合うように来院します。あまりギリギリだと事務処理が間に合わないこともあるので、「○番前までに戻る」というルールを決めておきます（なんとなく3番前や5番前が多いようです）。院内で待つ方は待合向けのモニターと渡された番号券を見比べて「どれくらい待つか」を確認しながら待ちます。

～診察室に誘導する時の対応～

診察室に患者さんを呼び出すタイミングで番号を進めます。順番通りの時は単純に1つ分の番号を進める操作をします。遅れてきた人を間に割り込んだりするときは呼び出す順番が入れ替わりますが、イレギュラーの時はシステム側で何も操作をせずに患者さんを誘導します（呼んでも居ない人をメモしておく「スキップ」機能がありますので、居ない場合はスキップ機能を使ってメモを残し、呼んだ後でメモを消すこともできます）。次の番号に進めるか否かは、患者さんと関連付けして回された【院内控え】の番号券で判断します。誘導するタイミングで患者さん向けの番号券を回収してあげると丁寧さが増します。

～診察が終わってから～

診察の時に番号を進めていますので、診察後に必要なシステム上の操作はありません。院内控えの番号券は取り外して廃棄します。オンライン受付の番号券は個人情報が記載されているので、シュレッダーにかけてください。

以上、操作はすべてiPadでおこないますので、パソコンに関する知識は不要です。「待ち状況は患者さんが待つための目安」と割り切っていますので、紙カルテでも問題無く使えますし、電子カルテを使っていても連携する必要はありません。