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順番予約の神髄~第25回~進まない時の「臨時メッセージ」

~前回までのおさらい~

シリーズ「順番予約の神髄」第25回目です。これまでの記事は下記をご参照ください。
※それぞれ、各タイトルの初回にリンクしています。

順番予約の神髄
【基礎編】
●順番予約の「基本」(1~5+まとめ)
●受付操作の基礎知識(1~4)
●「呼び出し操作」の話をしよう(1~3)
●呼び出しからスキップへ(1~4)
●受付・呼び出し・スキップのまとめ(1~3)
●基本的な業務の流れ(1~3)
【応用編】
●オンライン受付を、今すぐ止めたい時

応用編の2回目は、「臨時メッセージ」に関するお話です。

クリニック
クリニック
「臨時メッセージ」
ですか。
ネーミング的には
たまにしか使わなそうな
メッセージですね。
ところが先生、結構
お使いいただいている
機能なんです。
ただ、使い過ぎも
良くないので、本当は
たまに使うくらいが
丁度良いのですが。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
ほう。では、
早速教えてください。

~2つの臨時メッセージ~

まずは、画面上の
ボタンの位置から
ご紹介いたします。
アイチケット
アイチケット

クリニック
クリニック
これはフルモードの
操作画面ですね。
その通りです。
少しわかりにくい
かもしれませんが、
「呼び出しボタン」と
「スキップボタン」の
下に、赤く囲った
「臨時メッセージ」
という文字が
見えるでしょうか?
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
はい、はい。
この文字がボタンに
なっているのですか?
はい。
タッチしますと
このような設定画面が
出て参ります。
アイチケット
アイチケット

クリニック
クリニック
えー、
「現在、急患対応中につき、
一時的に番号の進み具合が
遅くなっております」か。
つまり、急患対応などで、
番号が進められない時に、
これでしのぐわけですな。
仰るとおりです。
「院内臨時メッセージ」
「患者さん画面
 表示メッセージ」の、
2種類を設定できるように
なっています。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
うん、言葉だけだと
全然頭に入って来ない(笑)。
実際にどんな表示か、
見ながら教えてください。
そうですね(笑)
失礼いたしました。
アイチケット
アイチケット

~院内臨時メッセージ~

まずは
「院内臨時メッセージ」
のご説明です。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
なるほど、これは
待合向けのモニターに
メッセージを出すという
意味ですね。
はい。先ほど
先生が仰った通り、
急患対応など、
何かの事情で
番号をしばらく
進められない時に
院内に向けて
簡潔にメッセージを
出します。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
待ち時間の表示も
消えていますね。
はい。
しばらく進まない状態で
目安の待ち時間を
院内向けに発信するのは
誤解を生みますので、
人数だけ残して
目安時間も消えます。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
なるほど。
臨時メッセージ設定
直後の操作画面は、
このようになります。
アイチケット
アイチケット

クリニック
クリニック
現在番号の表示欄に
「【臨時メッセージ】
 急患対応中」の
赤文字が見えますね。
はい。それから
少し見にくいかも
しれませんので、
シンプルモードの
画面もご覧ください。
アイチケット
アイチケット

クリニック
クリニック
ん?これは、
「呼び出し」と
「スキップ」が
心無しか色あせて
いるような、、
色の変化もですが、
実はボタンとして
押せない状態に
なっております。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
なるほど。
進められない時の
メッセージだから、
うっかり進むと
意味がわからない
ですもんね。
はい、仰る通りです。
アイチケット
アイチケット

~患者さん画面表示メッセージ~

クリニック
クリニック
もう1つの
「患者さん画面」
というのは、
スマホアプリの
画面のことですか。
はい。
アプリだけでなく、
ブラウザ経由で
確認した場合なども
含みますので、
やや煮え切らない
表現になっています。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
もうちょっと
わかりやすいと
良いですね。
良い案が思いつかず、
申し訳ありません。
グッドなネーミングを
先生の方で思いついた際は、
遠慮なく仰ってください。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
それよりも、
こちらは目安時間が
消えていませんが、、
こちらの画面は、
クリニックの外で
見られているはず
ですので、
順番が近い人は
クリニック内に
向かうように、
あえて残しています。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
ギリギリ外にいる人が
番号が進んだ途端に
遅れないように、
ということですね。
その通りです。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
なかなかに、
細かい分け方ですね。
ありがとうございます。
赤枠内のメッセージ自体は
「通常メッセージ」と
「カスタムメッセージ」
という、2つのメッセージ
が設定できます。
アイチケット
アイチケット

クリニック
クリニック
今回は、
「カスタムメッセージ」
で設定したようですね。
はい。
「通常メッセージ」では
テンプレートの○○に
「院内臨時メッセージ」
の文言が入ります。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
文言を変えることが
多い場合は
「通常メッセージ」
の方が楽そうですね。
はい、逆に
文言は固定で使う場合
「カスタムメッセージ」
の方が、丁寧にできます。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
まあ、ここは
「通常メッセージ」
でも良いかもしれませんね。
はい。実際のところ
「進まない理由」よりも、
「理由があって進まない」
という状態を伝える事が
重要ですので、明確に
「止まっている」という
ことがわかる表現かつ、
「処置中」など
使いまわしができる文言を
固定で使うのが
簡潔で分かりやすいと
思います。
アイチケット
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クリニック
クリニック
「現在処置中のため
 呼び出ししておりません」
うん、良いと思います。
臨時メッセージ自体は
手術や時間のかかる処置等、
適宜使っていただくと
患者さんに状況が伝わるので
積極的に活用いただくと
宜しいかと存じます。
アイチケット
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クリニック
クリニック
まあ、うちだと急な
手術というのは無いけど、
時間のかかる処置や検査で
しばらく番号が進まない
ことは、ありそうですね。
ただし、止まることが多いと
待ちやすさも減りますので、
予約の運用などと関連する
処置や検査に関しては、
これだけで済むとは
思わない方が宜しいかと
存じます。
アイチケット
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クリニック
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あくまで「臨時」の
メッセージですもんね。
左様でございます。
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