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クリニック予約のヒント(11)アイチケット導入の流れ

クリニック予約の
疑問に答えるシリーズ

シリーズ「クリニック予約のヒント」では、予約システムに関する質問・疑問に対して端的に回答していきます。

【11回目】となる今回はこちら

Q:アイチケットの予約システムを、導入する流れについて教えてください。

では、参ります。

1.まずは、興味を持つ。

ご質問いただいたのは導入までの流れですが、まずはご興味を持っていただくことからスタートいたします。

昨今は医療機器の展示会に出展する機会も少なくなりましたが、その代わりにオンラインの場を活用する機会が増えております。弊社であれば、ウェビナー(WEBセミナー、オンラインセミナー)をはじめとして、オンライン相談会、動画配信、デジタルブック(電子書籍)の提供、こちらのブログもその1つですね。製品紹介やコンセプト、インタビューのページもそうかもしれません。

これらの情報に興味をもっていただけましたら、次のステップに進むことになります。

2.資料を請求する。

具体的なアクションとしてハードルが低くわかりやすいのは、カタログの取り寄せ、資料請求でございましょう。製品カタログや価格表、オプションサービス、次回ウェビナーを案内するチラシなど、資料一式をお届けします。

全体的な情報量としてはWEB上にあるものの方が多いのですが、逆にコンテンツが多いことで迷う部分もあると思います。正直なところ、お送りした資料のみで100%アイチケットの良さが伝わるとは思っておりませんので、必要最低限の情報がまとまったセット資料としてご活用いただければ幸いです。

もしも、「価格表だけ欲しい」「概要を示した簡単なチラシ上の資料だけ欲しい」などご要望がございましたら、メールで資料をお送りすることも可能です。ご連絡方法につきましても、「メールを希望」「電話なら時間は○時~△時希望」などございましたら、お問い合わせの際に併せてご教示いただけますと幸いです。

3.デモンストレーション。

デモンストレーションは、資料請求よりもややハードルが高く感じられるかもしれません。「まずは資料を見てから」と、お考えの先生も多くいらっしゃいます。しかし、資料は先述の通り「迷わないように、最低限概要をまとめたもの」でございますので、より深く概要をご理解いただいたり、ご質問にお答えできたりするのは、やはりデモンストレーション(デモ)でございましょう。

デモにつきましても、昨今は「オンラインデモ」を実施する機会がかなり増えて参りました。操作画面などは共有してご覧いただくことができますし、何より話をしながら思いつくことや考えが深まることも多々ございますので、やはりまずは遠慮せず、デモをご依頼いただくのがお勧めでございます。訪問をご希望であれば、こちらも全国どちらへもお伺いさせていただきます。実機を見ながらより具体的なイメージをしていただけますので、よりお勧めでございます。

もちろん、デモに呼んだからと言って、何か請求するようなことはございません。すぐに導入しなければならないとか、呼んだら居座って帰らないといったこともございません。我々としては、ご友人に連絡するくらいの感覚でデモの依頼をしていただければ嬉しいのですが、それは少し望み過ぎでございましょうね(笑)。

4.提案、お見積り。

デモで伺った内容を元に要件をまとめ、お見積書による具体的な金額の提案をいたします。導入にかかる費用、月々の運用にかかる費用などを交えながら、機器構成やプランなどお打ち合わせをいたします。

デモに先んじて、概算の見積書が欲しいとご希望をいただくこともございますね。もちろんご対応させていただきますが、正直これはあまり嬉しいお話ではございません。予約システムは使い方や運用のご提案もセットになっているものですので、冷蔵庫や洗濯機のようにカタログ上のスペックや価格で単純に比較できるものではありません。やはり、一度短い時間でもお話をさせていただいた方がありがたいのですが、ご開業前などはバタバタされていらっしゃいますので、「状況的に止む無く」といったところでしょうか。

多くの場合、お見積書を受け取ったからと言って導入するか否かをすぐに決める必要はありません。ご開業日が迫っている、キャンペーンの期日が迫っている、といった特殊な状況でなければ、じっくり考えた上で結論を出していただくのが宜しいと思います。我々としても「安心して、長くご利用いただきたい」という想いでおりますので、冷静な状態でご判断いただく方が後に翻意されるリスクも少なく、お互いにとって良い結果につながると考えております。

5.ご注文、日程のすり合わせ。

提案内容にご納得いただいた場合は、注文の手続きに入ります。発注・契約申込関連の書類にご記入いただくことになりますが、最終的な確認を含め、営業担当と対面の状態で書類にご記入いただくことが多いかと存じます。もちろん郵送によるお申し込みにも対応しておりますので、お送りした書類にご記入いただいた上で、返送用の封筒で送り返していただくことも可能です。この辺りは、ご希望があれば遠慮なくお申しつけください。

書類にご記入いただいた後にお決めするのは、導入までの日程でございます。まずは「稼働開始をいつにするのか?」でございますね。ゴールから逆算して導入支援の段取りを決めて参ります。次に決めるのはスタッフ様への説明と機器の設置をいつにするか、でございます。機器は郵送でお送りしますので機器設置の前営業日に到着するのが一般的ですが、その辺りの日程も確認しながら決めて参ります。

どうしても機器調達に時間がかかることもございますので、いち早く導入したいとご希望される際は、最短納期との兼ね合いを発注部門にその場で確認させていただき、調整を進めて参ります。

6.告知資料の調整、設定の確認。

日程が決まりましたら、より具体的な内容に踏み込んで参ります。設定の確認、告知資料の調整等でございますね。

設定に関しましては、それまでのお打ち合わせで概要は決まっているかと存じますので、細かい部分、例えば「オンライン受付の開始を何時にするか」「診療時間はホームページに記載されている内容で正しいか」といった部分を含め、決めて参ります。告知資料に関しましては、たたき台となる原稿をお渡しし、それを元にスタッフ様と相談しながら進めることが一般的です。変更のしやすさを優先したり、紙資料の配布を敬遠されたりする場合は、インターネット上のメッセージ機能に注意事項を集約させることもございます。患者様の年齢層にもよる部分でございますね。

「告知資料はいつから配布するか?」といった点も1つのポイントになります。稼働開始日から逆算して早めに告知を始めたいという場合は、2週間程度の告知期間を設ける場合もありますし、やりながら告知をする方針で稼働開始前には告知しないこともございます。告知資料は内容が決まってから印刷の準備に入りますので、少し余裕をもってスケジュールを組ませていただくことになります。

7.機器の設置、操作の説明。

機器の設置は工事が入る場合や、電子カルテとの連動設定がある場合を除き、一般的には1時間~2時間程度、時にはより短いこともございます。標準的な構成ではモバイル回線を含んだiPadを使いますので、ネットワークの設定なども複雑な事はございません。ケーブルが邪魔にならないように配線したり、設置位置にこだわってみたりと、細部に配慮する余裕を忘れないようにしております。

操作の説明ではスタッフ様に集まっていただき、30分から1時間程度でご説明をさせていただくのが一般的でございます。電子カルテの説明などと比較するとやはり各段に覚えることが少ないので、この程度の時間で「あとは実際にやってみるのが早い」と思っていただけることがほとんどです。

運用がこの時点で固まっていない場合は、相談しながら話を進めますのでもう少しお時間がかかることもございます。できるだけ当日はお時間をコンパクトに納められるよう、患者様への告知資料を作成する際などに細部まで確認するよう努めておりますが、どうしても中々決め切れないクリニック様もございますので、その場合は操作説明の時点で細部を固めさせていただきます。

8.導入、稼働開始。

順番予約であれば、稼働開始当日はアイチケットのインストラクターが立ち合わせていただくことが多いかと存じます。番号券を渡したり、呼び出しボタンを押したりと、業務中に新しく加わる動きが追加されるため、慣れるまで横につかせていただきます。開始1時間程度でほぼ慣れますが、中々事前にはその言葉を信じていただけないことも多く、午前または午後一杯の半日立ち合いでスケジュールを組ませていただくのが一般的です。時間帯予約の場合は、ご希望があればもちろん立ち合いをさせていただきますが、予約開始日にバタバタすることは少なく、多くの場合立ち合いも不要でございます。

問題なく稼働開始できれば、無事導入となります。その後のご相談はカスタマーセンターのフリーダイアルをご用意しておりますので、何でも遠慮なくご相談ください。

導入確認後に、ご請求書をお送りさせていただきます。請求書到着後10日以内に、初期費用をお振込みくださいませ。月額費用につきましては特殊な場合を除き、口座引き落としまたはカード決済になりますので、方法に応じて書類にご記入いただき、ご返送くださいませ。

以上が導入までの流れでございました。

それでは、本日のまとめに参りましょう。

Summary(まとめ)

  • まずは資料請求、またはデモを依頼。
  • デモは気軽に呼んでもOK。すぐに導入を迫るようなことはない。
  • デモ後は見積書などを通して提案。費用感を交えて運用を決める。
  • 注文・契約申込関連の書類を提出したら正式に申込完了。
  • 日程は、稼働開始、機器設置、操作説明、告知資料作成、告知期間など含め、総合的に調整する。
  • 標準的な場合で、機器設置は1~2時間程度、操作説明は30分~1時間程度。
  • 当日の立ち合いは順番予約で半日程度。ただし、実質は1時間程度で慣れる。
  • 時間帯予約の立ち合いは不要な事も多い。
  • 導入後はフリーダイアルのカスタマーセンターに遠慮なく相談。

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