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時間帯予約のトリセツ~CASE2.時間帯シェアタイプの場合(前編)~

3回目となりました「時間帯予約のトリセツ」シリーズ、今回は<時間帯シェアタイプ>として分類した方法について解説してみたいと思います。

ボリュームが結構出てしまったので前後編の2回に分けてお届けします。

時間帯予約の分類に関してはシリーズ1回目で取り上げていますので、未読の方はそちらもご覧ください。

⇒時間帯予約のトリセツ~導入目的と4タイプへの分類~

CASE1としてピックアップした<時間帯占有タイプ>の話も多く登場しますので、読んでいない方は先にそちらからご覧ください。

⇒時間帯予約のトリセツ~CASE1.時間帯占有タイプの場合~

シリーズ1回目の中で、<時間帯シェアタイプ>の時間帯予約とは以下のようなものだと分類しました。

1つの枠中で複数人に対する診療行為を前提とした予約の取り方。30分程度の時間帯の中で複数人数の予約を取り、その時間帯の中で診療を進めていく方法。

少しわかりにくいので、図にしてみましょう。

<時間帯占有タイプ>は、10分程度の枠に対して1人の患者さんが予約を取る方法でした。

患者さんが来るタイミングは「予約の時間が始まる前」「予約時間帯の間」の2種類、例えば11:00~11:10の予約であれば、

もしくは

と、いうことになります。

今回の<時間帯シェアタイプ>の場合は、仮に11:00~11:30の30分間で4人分の予約を取るとすればこのようなイメージ

少しだけ丁寧に見ると、このようなイメージ

と、なります。この方法は主に、「来院患者を分散化させる」「患者が院内に留まる時間を一定時間内に収める」といった目的で活用されています。「少しでも患者さんが来院するタイミングの波を減らして、効率的に診察を進めたい」というような背景を持つことが多いようです。

まず、患者さんが来院するタイミングから見ていきますと、<時間帯シェアタイプ>の場合「来院タイミングは、予約の時間帯が始まる前」とするのが通常です。「来院タイミングは、予約時間帯の前でも間でも良い」という<時間帯占有タイプ>とは異なります。
<時間帯シェアタイプ>の場合は「1つの時間枠に対して複数の人」が予約を取ります。仮に「予約した時間枠のどこかに来れば良い」となれば極端な話、全員が同じタイミングでギリギリに来てしまう可能性が出てきます。

これだと、来院タイミングの分散化を狙うにはいささか不確定な要素が強すぎます。<時間帯シェアタイプ>では、<時間帯占有タイプ>よりも「1枠あたりの人数」「1枠あたりの時間」ともに大きいので、来院タイミングの振れ幅が大きくなりすぎてしまいます。

仮に「並列で対応できるから、1つの時間枠に複数の予約を入れること自体は問題ない」といったイレギュラーのケースを考えてみたとしても、来院する時間に幅を持たせる意味はあまり無いため、予約できる時間枠は<時間帯占有タイプ>レベルまで短く設定する方が適切です。つまり「診療行為がその時間内では収まらない」ことを前提とするのであれば、予約枠は短い方が来院タイミングはコントロールしやすく、分散化が図りやすいと言えます。

さて、<時間帯シェアタイプ>で予約する患者さんは「予約した時間帯の少し前に来る」ということで分散化できたとして、予約せずに来院する患者さんの場合はどうでしょう。残念ながら、予約せずに来る方のタイミングは一定にはなりませんので、「来院した時点」では患者の分散化を図ることができず、場合によっては受付が混雑してしまいます。そこで、「予約制度の周知をして、『次回以降の』来院タイミング分散化を狙う」ことや、「待合室から一旦外出してもらい、待合室の密を避ける」といった対策を徹底することが必要となってきます。当然ながら、一旦外出した方は戻って来ないといけないので、どのタイミングで戻るかについても伝えることになります。順番予約であれば「順番が近づいたら戻ってください」という言い方ができますが、<時間帯シェアタイプ>の場合は戻ってくるべき時間を明示する必要があります。つまり「その日の空いている時間帯」に割り当て、「割り当てた時間を伝えて出直してもらう」ことになります。結果、全体が時間帯予約の管理下に入る格好となり、<時間帯シェアタイプ>では<時間帯占有タイプ>よりも強力に来院時点での分散化を推進することになります。

さて、中途半端ではありますが、後編は次回に持ち越します。

待ちきれない方、より詳しいお話を聞きたい方は、是非ともデモをご依頼ください。

お問い合わせ、お待ちしています。


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