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順番予約の神髄~第21回~基本的な業務の流れ(1)

~前回までのおさらい~

シリーズ「順番予約の神髄」第21回目です。これまでの記事は下記をご参照ください。
※それぞれ、各タイトルの初回にリンクしています。

順番予約の神髄
●順番予約の「基本」(1~5+まとめ)

●受付操作の基礎知識(1~4)
●「呼び出し操作」の話をしよう(1~3)
●呼び出しからスキップへ(1~4)
●受付・呼び出し・スキップのまとめ(1~3)

今回は、業務の流れに沿って各種操作を追いかけながら、細かい部分を確認していきましょう。

クリニック
クリニック
大体の基本操作は
理解していると
思うのですが、
タイミング的な
つながりが、
まだしっかりと
イメージできて
いません。
かしこまりました。
そうしましたら、
操作の流れを中心に
細かいテクニックも
お伝えいたします。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
よろしくお願いします。

~オープン前の準備~

まずは
オープン前ですが、
先生の場合、
オンライン受付を
実施するとしても
診察が始まって
少し経ってから開始
となりますが、
その点は宜しいですか?
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
はい、それは
大丈夫です。
お年寄りファーストで
考えたいので、
オンライン受付は
診察が始まって
30分後から開始
と考えています。
ありがとうございます。
ところで先生、
今はオープン前に何人か
並んでいることが多い
と仰っていましたね。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
そうですね。
そこは結局どうなんでしょう?
順番に番号を配っていくから
結局並ぶのは、今と
変わらないのでしょうか?
いえ。もしも全員が
「オンライン受付をしない」
といった状況では少し
難しいかもしれませんが、
オンライン受付できる方は
わざわざ並ばないので、
朝の行列は少し減ります。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
まあ、確かになあ。
今は特にね。
それと、これは
スタッフ様からの
告知がどれくらい
伝わるかということ
にもよりますが、
インターネットから
待ち状況を見て、
空いているタイミングを
狙ってくるようになれば、
無理に朝並ばない患者様は
増えて来ます。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
ああ、そういえば
インターネットで
待ち状況を確認するのは、
オンライン受付より
少し簡単でしたね。
その通りです。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
だけど、早い番号は
先に来た人に渡す
わけだから、
結局若い番号の
取り合いには
なりませんか?
その点はおそらく
大丈夫です。
患者様が若い番号を
欲しがるのは、
いつ診察されるのか
分からないことに
よる部分も大きいので、
待ち状況が見えていれば
若い番号に過剰な反応を
することは減ります。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
言われてみれば、確かに。
時間的に急いでいる人は
ともかくとして、
なんとなくで並んでいる人は
実際多そうな感じがしますね。
ですので、できる限り
待ち状況だけでも
確認できるように、
スタッフ様から
ご案内をしていただくと
かなり状況は改善されると
思います。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
わかりました。
ただし、それでも
何名かは並ばれる
かもしれません。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
まあ、ゼロには
ならないでしょうね。
そんな場合は
およその人数を見て、
入口を開ける前に
いくつか番号券を
先出ししておくと
効率的です。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
あぁ、確かにね。
入ってくるまで
待たなくても、
いくつか出して
おけますね。
ただし、出し過ぎると
その分ズレてきますので、
目測で確認した人数より
少なめに発券してください。
発券スピードも割と速いので、
あくまで気持ち的なゆとりを
作るくらいの感覚で、
数番だけ先出ししておくと
良いと思います。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
なるほど。
順番予約として
オープン前に
やっておくことは
それくらいですか?
はい。
その時の成り行きで
ご対応いただけるように
設計しておりますので、
基本的な順番予約の場合
事前の準備というものは
ほとんどありません。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
やることは、
今とあまり変わらない
ということですね。
それは、ありがたい。
強いて言えば、
プリンタやiPad、
操作用アプリ等
操作機器に関しては、
オープン前の準備として
起動しておく必要が
ございます。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
まあ、さすがにそれは
必要ですね(笑)。
逆に言えばそれと、
いくつかの先出しくらい
だけで済むということ
ですね。
仰る通りです。
アイチケット
アイチケット

~開院してからの受付まわり~

クリニック
クリニック
時間になったら
スタッフが入口を開け、
患者さんが中に
入ってきますね。
はい。まず
先生の場合は、
診察の順番として
活用するという
お話でしたので、
その確認が必要です。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
今だと、
「今日はどうされました?」
なんて声をかけるように
していますが、その時に
診察が必要そうな相手には
番号券を渡していく、
という感じでしょうか?
その通りです。
ちなみに番号券は
「受付」ボタンを押すと
患者様用と院内控えの
2枚が1セットになって
出力されます。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
2枚1セットというのは、
それぞれが1枚ずつ2回
出て来るのですか?
いえ。端の1点のみ
つながった状態で、
出て来ます。
軽く引っ張ると、
手で簡単に分けられる
ようになっています。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
なるほど。
ほぼカットされた状態で、
つながって出て来る
ということですね。
その通りです。
出て来た番号券は
すぐに切り離し、
患者様用の券を
渡せるようにします。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
えーと、
プリンターから
番号が出て来て、
それを取り上げ
2つに分けて、
そのまま片方を
渡す準備ね。
はい。ここから
少し忙しい動きに
なりますが、すぐに
控え券は机に置いて
患者様から診察券
あるいは保険証を
預かります。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
えー、最初からいくと、
まあ右利きなら
右手で券を取り上げ
左手で控えを切って
机に置き、そのまま
右手で券を渡しつつ
患者さんが出した
診察券や保険証を
左手で受け取ると。
スムーズにいけば
そんな感じかな。
実際のタイミング的には、
診察券を先に受け取り、
交換で患者様用の
番号券を渡すような
格好になると思います。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
なるほど。
ここで、
「こちら番号券を持って
 お待ちください」
と、お声がけされると
スムーズです。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
えー、
「本日はどうされました」で、
診察券を受け取りながら
番号券を渡して、
「こちら番号券を持って
 お待ちください」
か。オッケーです。
受付スタッフ様の
手元には診察券、
机の上には控え券、
という状態ですが、
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
番号は渡しているから
手元になくて、
受け取った診察券を
持っている状態、
控え券は切って机に
置いた状態。
はい、そうですね。
そこですかさず、
診察券と控え券を
クリップで止めます。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
そうか。
これが前に言ってた
紐づけだな。
その通りです。
ひとまず、並んだ方の
対応が終わるまでは、
この動作を繰り返します。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
そうすると、机の上に
クリップで留めた控えと
診察券が並んでいきますね。
並べるスペースがあまり
確保できない場合は、
一時的に診察券を
仕切りのついたケースに
立てておくような光景も
よくお見かけします。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
診察券の扱いは
うちもそんな感じですね。
すると、クリップで留めて
診察券と一緒に
ケースに立てていくと。
先生のところでは、
クリアファイルを
診察室に回して
らっしゃいましたね?
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
ああ、はい。
そうですね。
診察券はクリアファイルと
一緒に回されていますか?
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
いや、診察券は
帰りまで受付に
置いています。
かしこまりました。
それでしたら、
クリアファイルの準備が
できましたところで、
一旦診察券とクリップで
留めた控え券を外して、
今度はクリアファイルに
移し替えます。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
そうか、そうか。これで、
紐づけされたまま診察室に
控え券が回るわけですね。
はい。
朝の受付の流れは、
このようになります。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
かなり、イメージは
できました。
でも、
ちょっと慣れるのが
大変そうですね。
ご心配には及びません。
それは、初日の
はじめだけです。
慣れてきますと、
まったく無駄なく
無意識で動けるように
なってきます。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
確かに、
流れさえつかめれば
結構できそうな気が
してきました。
はい。それでは、
今回は一旦ここまでと
させていただきまして、
次回も続けて流れを
追っていきたいと
思います。
アイチケット
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クリニック
クリニック
よろしくお願いします。

電子書籍の配布や、
ウェビナーなども
定期的に開催しています。
アイチケット
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