クリニック予約のヒント（17）忙しすぎて導入できない？
クリニック予約の
疑問に答えるシリーズ
シリーズ「クリニック予約のヒント」では、予約システムに関する質問・疑問に対して端的に回答していきます。
【17回目】となる今回はこちら
Q：コロナの影響で夏場の内科であるにもかかわらず非常に多忙です。システム導入も検討していましたが、落ち着くまではどうしようもないでしょうか？
では、参ります。
予約システムの導入は可能か否か
はじめに結論から申し上げます。
ご多忙でも導入は可能です。
むしろその「忙しすぎる」という状況を改善するために、予約システムは存在しているといっても過言ではありません。
内科のクリニック様であれば、秋からインフルエンザワクチンの対応がはじまり、寒くなってくれば風邪症状の患者対応が増加するなど、今以上に忙しくなる可能性も高く、業務改善に取り組むならば「今」が最善ということも考えられます。
今回は、多忙な状況で予約システムを導入するポイントについて言及いたしましょう。
はじめから、すべて解決しようとしない
まず申し上げたいのは、システムの導入によって「対応でき得るすべて」をはじめから望まないことが重要でございます。
確かに、コストをかけ、手間をかけ、システムを導入するのであれば「できることはすべてやりたい」というお気持ちも当然ではございましょう。
しかしながら、重要なのは「如何にして状況を良くしていくか」という現状の課題を解決することであって、「システムを使いこなすこと」そのものが目的ではございません。
- 現状の運用から大きく離れない方法を取ること。
- 小さな改善からスタートしつつ、最終的にはより大きな改善ができるよう段階を踏むこと。
- システムの取り扱いにかかる手間と、システム導入によって改善される業務効率を比較すること。
これらを重視しながら、無理の少ない計画を立てることが重要でございます。
一部の批判に振り回されない
余裕のある時であれば、院内のスタッフ様を集めて納得のいくまで議論することもできるかもしれませんが、ご多忙であればそれも難しいことでしょう。
また、多くの場合「変化」そのものを好意的に捉えることができないスタッフ様もいらっしゃいます。
予約システムは、操作のほとんどをスタッフ様がおこないます。目先の業務に追われるスタッフ様からすれば、予約システムの導入は即ち「仕事が増える」というイメージをされがちです。ご多忙であればそれも無理はないかもしれません。
しかしながら、予約システムは「コストを支払い、業務を楽にするもの」、つまり「スタッフ様の仕事を減らす」ための仕掛けです。
この点は業務を監督される院長先生にはご理解されても、スタッフ様にはご理解されにくい点です。誤解から批判を受けることもございます。
重要なのは、この多忙を乗り切ること。
現状の忙しさが続けば、スタッフ様が離脱する可能性も高まります。ベテランスタッフの代わりに新人スタッフを育てるのも多くの苦労が伴います。
システム導入という「新しい方法」を取り入れることで業務が改善できれば、反対されていたスタッフ様も含め、皆様喜ばれます。
多忙な時期のシステム導入には、先を見越した強い心も必要でございます。
メーカーの営業は使い倒す
こんなことを書くと社内の一部には恨まれそうですが、クリニック様のためにあえて申し上げます。
予約システムメーカーの営業は、使い倒してください。
多忙な状況でシステムを導入するために重要なのは、
- 検討に時間をかけない。
- いち早く最適な課題の解決方法を知る。
- 多忙な中スタートする具体的な方法を確認する。
といった点でございましょう。ならば、導入・活用計画そのものは、メーカーの営業に提案させるのが最短ルートでございます。先生はその提案を受けて、見込める効果、計画の実現可能性を判断くだされば宜しいのです。
もちろん、そのためには「クリニック様の状況」を教えていただく必要がございますが、その点はご協力ください。逆に「システムの使い方や、課題の解決方法」に関しては、一旦は考えなくて結構です。「状況を伝えて、提案は丸投げ」で結構なのでございます。
つまり、多忙な時期での導入は、早々に状況や要望をお伝えいただくことが重要です。方法としては、オンラインや訪問による「デモ・面談」を短時間でもご依頼いただくのが近道かと存じます。
それでは、まとめに参りましょう。
Summary（まとめ）
- 多忙でもシステムは導入可能。
- 改善は小さくスタートし、徐々に範囲を広げる。
- 導入した後のことを考え、導入前にスタッフ全員を納得させようとしない。
- 具体的なシステムの運用方法はメーカーに丸投げし、時短を図る。
