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クリニック予約のヒント(10)<概略>アイチケットの予約システム

クリニック予約の
疑問に答えるシリーズ

シリーズ「クリニック予約のヒント」では、予約システムに関する質問・疑問に対して端的に回答していきます。

記念すべき【10回目】となる今回はこちら

Q:アイチケットの予約システムについて、順番予約・時間帯予約への対応など含め、概要を教えてください。

では、参ります。

2種類の予約システム

今回はかなり根本的な内容のご質問でございますが、諸々情報を整理しながら、改めて「アイチケットの予約システムについて」概要をお伝えして参ります。

まず、アイチケットでは現在2種類の予約システムを取り扱っております。

・iTICKET Smart Cloud(アイチケット・スマートクラウド)
・iTICKET mini(アイチケット・ミニ)

iTICKET miniはiTICKET Smart Cloudの機能限定・廉価版でございます。

「iTICKET miniにできて、iTICKET Smart Cloudにはできない」ということはございません。これは、iTICKET miniが「将来の拡張を前提とした、エントリーモデルである」という言い方もできるかもしれません。機能が限定的である代わりに初期費用・月額費用といったコストは低価格に設定されており、途中でiTICKET Smart Cloudにアップグレードすることも可能です。

2つの製品における最も大きな違いは、インターネットからの予約「オンライン受付」に対応しているか否かです。iTICKET miniでは、例えば順番予約の場合、インターネットによる待ち状況の確認ができますが、オンライン受付はできないよう制限がかけられております。時間帯予約も同様に、インターネットから予約を取ることはできません。

これを聞いて不思議に思った先生もいらっしゃるかもしれません。「予約システムは、インターネットで予約を取るためのものではないのか?」と。

詳細をここでお伝えしきるのはなかなか難しいのですが、予約システムにおいて「オンライン受付」は、必ずしも必須の機能ではございません。予約システムは待合室の混雑を解消したり、患者様の来院タイミングを分散化させたりする効果が期待できるシステムですが、オンライン受付自体は、いくつかある解決方法のうちの1つでしかありません。

予約システムを効果的に導入・運用していくためには、「どのような方法が、クリニック様の課題をどの程度解決し得るのか?」といった議論が必須となって参ります。目的や条件が合致した場合には、「オンライン受付なしのiTICKET mini」も、1つの選択肢になり得るのでございます。

対応している予約方式

iTICKET Smart Cloud/iTICKET miniが対応している予約方式は、「順番予約」と「時間帯予約」の2種類です。といっても、現在世の中にあるクリニック予約方式は、ほぼこのどちらかでございますので、基本的にはどのような予約の取り方にも対応できるとお考え下さい。もちろん、「世の中に存在し得る、予約に関する機能をすべて網羅的に備えている」ということではございませんので、できないこと/機能的にご要望を満たせないことは当然ございます。その点はご了承くださいませ。

時々、「○:○○~△:△△という『時間帯予約』ではなく、ピンポイントの時間に患者さんが来る『日時指定予約』がやりたい」といった事を仰る先生がいらっしゃいますが、これは捉え方の問題で、アイチケットでは「ピンポイントで来院時間を指定する予約も、『時間帯予約』である」と考えております。実はむしろ、ピンポイントの時間に来院タイミングを揃えない方が時間帯予約としてはレアケースですので、「予約開始時間の5分前に受付までお越しください」といった内容を、「予約日時を記載した予約票」や「各種メッセージ機能」によって、誤解されないよう患者様に伝えていくのが標準的な運用でございます。

また、順番予約におきましても、「諸々の条件からiTICKET miniではなくSmart Cloudを選択するが、オンライン受付はやりたくない」といった状況にも当然対応しております。

およそ大抵のことはご相談いただければ、我々なりのご提案で課題解決にリーチできると考えておりますので、ご安心くださいませ。

タブレット・レンタルサービス

iTICKET Smart Cloudの操作端末は、タブレット端末「iPad」が標準となっており、iPadにインストールした「iTICKET One」というアプリを通じて、予約システムの操作をしていただきます。そして、アイチケットでは「タブレット・レンタルサービス」を同時に展開しています。つまり、操作端末となるiPadは、アイチケットとの契約の一環で、ご利用いただくことが可能です。

これは単に契約の手間を簡素化するため、あるいは単にアイチケットが利益を貪るために実施しているサービスではありません。

現在はiPadが標準機器となっておりますが、アイチケットのおよそ20年となる歴史を辿りますと、かなり長い期間、別途「パソコン」と「インターネット回線」を準備する必要がございました。そして、予約システムをご利用されるクリニック様からの過半数以上のお問い合わせは「パソコンに起因する機器トラブル」や「インターネット回線の接続に起因するネットワークトラブル」となっておりました。

我々は、その原因を根本から解決するべく「インターネット回線を備え、操作端末として扱いやすく、故障時にも簡単に交換できる仕組み」を、まさにゼロから考え直し、携帯電話会社とも交渉・契約して、ようやく成立したのが、この「タブレット・レンタルサービス」なのでございます。iPadそのものの「扱いやすさ」に加え、「インターネットに直接つながる携帯回線」、それから「故障時の無償端末交換、または修理保証」がセットになっており、常にトラブルが起こりにくいベース環境を提供させていただくことができます。

上記の理由から、操作の根幹に関わる部分はレンタル端末を強く推奨しておりますが、一方で、サブ端末では必ずしもレンタルサービスを活用する必要はございません(もちろんレンタルしていただいても構いません)。例えば、「外出先でも予約の状況を確認したい」、「時間帯予約の予約状況だけは診察室からも確認したい」といったような場合は、インターネットにつながり、ブラウザ操作ができるパソコンやスマートフォン等で操作をすることも可能です。

また最近は、メインとなります受付端末を、クリニック様ご自身で用意されることも度々ございますが、正直これはお勧めできません。

理由は上記から明らかですが、「先生ご自身の責任において対応する」とお考えになられたとしても、実際にトラブルが発生したのが診察中であれば、対応されるのはスタッフ様でございます。そして多くの場合、スタッフ様が先生ご自身と同じように、インターネットや操作機器に詳しい訳ではありません。

先生ご自身がIT技術に詳しければ詳しいほど選択を誤りがちでございますので、この点は注意が必要です。

多様なオプション

その他、任意で付与できるオプションサービスも多々ございます。こちらは網羅的にご紹介するとむしろ分かりにくくなりますので、代表的なものに絞り、いくつかご紹介いたします。

・電話呼出機能
こちらは、iTICKET mini/iTICKET Smart Cloudそれぞれのすべてのプランでご利用いただけるオプション機能です。順番が近づくと電話がかかり、受けると「もうすぐあなたの順番です。気を付けてお越しください。」というメッセージが流れます。インターネットが苦手な高齢者を外出先から呼び戻すために、あるいはインターネットで順番を取った患者様が遅れるのを防ぐために、待ち人数と連携させて「電話をかける」という作業を自動的におこないます。

・アイチケッター
インターネットで順番を取らずに来た患者様にも、ご自身で順番を確保していただけるオプションです。院内に設置されたタブレット端末を操作されますと、順番の確保とともに電話呼出機能が設定されます。アイチケッターにより「直接来た患者様も、一旦外出し、電話が鳴ったら院内に戻る」という動きが可能となります。

・WEB問診連携機能
WEB問診サービスを展開している各社と連携し、「インターネット予約の後、WEB問診の入力画面へ」速やかに移行することが可能です。WEB問診サービスを通して入力された情報はデジタルデータでございますので、電子カルテに簡単にコピーできます。手書きの問診から転記する入力作業を減らすなど、主に作業効率の面で効果が期待できます。尚、WEB問診サービス自体はアイチケットが展開するサービスではございませんので、ご希望に応じて各社をご紹介させていただきます。

・電子カルテ連携機能
各社の電子カルテと連携し、入力作業をまとめるなど一部作業の効率を上げることができます。ただし、アイチケットの予約システムでは「連携しなければ不便」といった状態に陥らないよう配慮しておりますので、98%以上のクリニック様におきまして、電子カルテ連携をすることなく運用されております。これは、多くの他社予約システムと根本的な考え方から大きく異なる、特異な点でもございます。電子カルテとの連携は、特にセキュリティ面への配慮もよりシビアなものとなりますので、安易に連携を前提とすることはお勧めいたしておりません。

目指す方向性と象徴的な特性

アイチケットが目指しておりますのは、クリニック様と患者様をつなぐ「先進的な生活者プラットフォームの創造」でございます。企業ホームページには、事業ビジョンとして下記のようなメッセージを掲載しております。

医師やサポートするスタッフの方々は日夜激務に追われています。しかし、「多くの患者を丁寧に診察したい」という使命感が長い待ち時間を発生させ、そのストレスが原因で患者は医療機関に対して不満を覚えるという悪循環が存在しています。

「この悪循環を解決したい」
そんな想いのもとに誕生したのが、アイチケットの診療予約システムです。

診療の待ち時間におけるストレスを解消する。これは、患者の満足度向上だけでなく、医療機関の業務負荷軽減も同時に実現します。日々の診療に生まれたゆとりが、さらなる医療水準の向上とサービスの充実に繋がり、人々に「健康」をもたらす。こうした積み重ねが本当の意味での「健康」を実現する第一歩ではないでしょうか。

ーアイチケット株式会社「事業ビジョン 」より抜粋-

アイチケットの予約システムは、シンプルな操作性の中に豊富なカスタマイズ性を取り入れた、言うなれば「シンプル・リッチな予約システムである」と、自負しております。クリニック様と患者様双方の利便性を高めつつ、安心感を持ってご利用いただけるような配慮がシステムに反映されております。

例えば、「電子カルテと連携しなくても操作が簡単で、クリニック様は無意識のうちに高いセキュリティレベルを保てる」といった点、あるいは「患者様はスマートフォンアプリを活用することで楽に予約を取ったり、クリニック様からの情報を逃さず受け取れる」といった点、「待合室のモニターには待ち状況と共にメッセージや動画を流すことができ、クリニック様と患者様のコミュニケーションを促進できる」といった点が、象徴的な特性かと存じます。

さて、それでは本日のまとめへと参りましょう。

Summary(まとめ)

  • アイチケットの予約システムは「iTICKET mini」と「iTICKET Smart Cloud」の2種類が存在している。
  • 2種類の予約システムの最も大きな違いは、「オンライン受付に対応している/していない」という点。
  • 順番を約束する「順番予約」と、日時を約束する「時間帯予約」に対応し、クリニック予約を全面的にサポート。
  • 操作端末はiPadが標準。回線と保証がセットになった「タブレット・レンタルサービス」で日々安心感を持ってシステムを利用できる。
  • 電話呼出機能やWEB問診連携など、任意で選択できる便利なオプション機能も複数存在する。
  • 目指すのは、クリニック様と患者様の双方を支える「先進的な生活者プラットフォーム」の創造。
  • アイチケットの予約システムを一言で表すならば、「シンプル・リッチな予約システム」。

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