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順番予約の神髄~第30回~iメッセージを極める(3)
~前回までのおさらい~
シリーズ「順番予約の神髄」第30回目です。これまでの記事は下記をご参照ください。
※それぞれ、各タイトルの初回にリンクしています。
順番予約の神髄
【基礎編】
●順番予約の「基本」(1~5+まとめ)
●受付操作の基礎知識(1~4)
●「呼び出し操作」の話をしよう(1~3)
●呼び出しからスキップへ(1~4)
●受付・呼び出し・スキップのまとめ(1~3)
●基本的な業務の流れ(1~3)
【応用編】
●オンライン受付を、今すぐ止めたい時
●進まない時の「臨時メッセージ」
●目安時間の表示設定
●お年寄りも安心の「電話呼び出し機能」
●iメッセージを極める
アイチケットを代表するメッセージ機能「iメッセージ」のご紹介、3回目です。
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iメッセージの
テンプレート
について、
教えてもらい
ました。
iメッセージの
内容について
具体例をいくつか
ご紹介いたします。
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お願いします。
~様々なiメッセージ~
メッセージから
ご紹介いたします。
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休診のお知らせ
●月×日は休診いたします。ご了承ください。
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テンプレートで
作りました。
臨時休診の
お知らせですね。
スポット的な
使い方としては、
おそらく最も
頻度が高い
内容です。
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ありますか?
ございます。
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受付時間について
窓口受付時間
午前 9時〜12時
午後 16時~19時
オンライン受付時間
午前:9時30分〜11時30分
午後:16時30分~18時30分
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ありますね。
iメッセージ紹介の
1回目で見たような
気がします。
その際に、こちらもご覧
いただいたかと思います。
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【お願い】外出された方へ
外出された方は順番に間に合うようにお戻りください。
ホームページのお知らせ
当院のホームページはhttps://xxxxx.jp/ になります。
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赤文字やリンクが
使えるという
ことでしたね。
でしたが、例えば
ほかにもこのような
定番メッセージが
ございます。
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ご予約時の注意事項
●ご家族、ご兄弟等で複数人予約される場合は、人数分の番号をお取りください。
●窓口での受付もおこなっています。お急ぎの方はインターネット受付開始時間前に、窓口までお越しください。
●インターネットからキャンセルはできません。お電話にてご連絡ください。
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これは順番取りの
ルールみたいな
ものですね。
細かい部分を
明示しておかないと
誤解が発生しますので、
ポイントになる部分を
記載しておきます。
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はじめてご来院される方へ
初めてご来院される方はインターネットから順番を取らず、直接お越しください。
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インターネットで
受け付けない場合
のメッセージ
ですね。
クリニック様によって
事情が異なりますので、
誤解の生じそうな内容は
前もってメッセージに
記載しておくのが
宜しいと思います。
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書いておかないと、
患者さんが迷いそう
ですね。
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ご来院時の注意事項
●ご自分の3番前に院内までお越しください。
●窓口で「インターネットで順番をとりました」とお伝えください。
●呼出し時に不在の場合、もう一度お呼びするまでに時間がかかります。必ず順番に間に合うようにお越しください。
●診察終了時間を過ぎ、呼び出し時に不在の場合はキャンセル扱いとさせていただきます。
●急患の場合や患者様の病状によって、呼び出しの順番が前後することがあります。
「ご予約時の注意事項」
とセットで、
「ご来院時の注意事項」
をまとめて記載するのも
定番です。
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先ほどに見ました
けれども、
来院時の注意として
まとめる方が
スッキリしますね。
列記すると
埋もれがちに
なりますので、
遅れてくる方が
多いようでしたら、
赤文字を使った
メッセージを追加
するのが宜しいと
思います。
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見ない人は
見ないもんな。
大事なメッセージは
重複させた方が
良さそうですね。
先程ご覧いただいた
新患向けの内容も
予約を取る画面に
掲載できるので、
iメッセージに載せる
必要は必ずしも無いの
ですが、うっかり
読み飛ばしてしまう
こともありますので、
記載した方が親切
という考え方です。
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ただ、片っ端から
色々書くと、
読まない人も
増えそうだから
そこはバランス
が重要ですね。
重要なのは
「書いてあるか否か」
よりも
「理解されたか否か」
ですので、
実際には併せて
スタッフ様から
案内していただく
ことも必要です。
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それはそうかも
しれませんね。
定番以外にも
色々ありますか?
既に定番化
してきましたが、
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発熱、咳、倦怠感等の症状がある方へ
必ず、来院前にお電話を下さい。まず、お電話で症状などを伺います。
感染拡大対策ですね。
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うちも張り紙とか
してますから、
一番上に掲示
したいですね。
関連のお知らせは
スマホアプリへの
プッシュ通知も
積極的に活用している
クリニック様が
多くいらっしゃいます。
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ないかもしれない
けれども、ワクチン
予約の情報も
目立つように掲示
した方が良さそう
ですね。
是非ご活用ください。
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イメージがしやすい
のでひとまず大丈夫
ですが、ほかにも
ありますか?
割と多いですね。
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駐車場ご利用の場合
駐車場をご利用の場合はサービス券をお渡ししますので、駐車証明書をお持ちください。
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使ってもらうので、
サービス券を渡して
いますね。
としましては、
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各種キャッシュレス決済始めました
各種クレジットカード、QRコード、電子マネー決済が可能となりました。
ご利用可能な詳細につきましては当院ホームページをご確認、またはお問い合わせ下さい。
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うちも検討中では
あるんですよね。
随分増えた印象です。
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WEB問診入力のお願い
インターネット予約に続き、WEB問診の入力をお願いします。
来院前に問診入力していただくと、診察をスムーズに進めることができますので、お手数ですがご協力願います。
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実はこれも検討中
なんです。
連携している
メーカーも複数
ありますので、
採用された際は
iメッセージ
でも案内されると
宜しいと思います。
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大体イメージが
付いてきました。
積極的にメッセージを
発信できると、
患者さんとの
コミュニケーションが
促進されそうですね。
ほかにも
新しい検査が
できるようになった
お知らせや、
WEB問診ではなく、
PDF形式でアップした
問診票にリンクして、
事前の記入を
お願いするなど、
クリニック様によって
様々工夫されて
おられます。
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~順番予約ならではのポイント~
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順番予約ならでは
のポイントとしては
どのあたりを
意識すれば良い
でしょうか?
一番大事なのは、
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ご来院時の注意事項
ご自分の3番前に院内までお越しください。
しれません。
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ですか。
順番予約の要は
クリニック様が
「基本順番に進める」
という事と、患者様が
「順番に間に合う」
という事です。
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![クリニック](https://iticket.co.jp/wp-content/uploads/2021/04/efe41c44d0afa9e9573a3392367c8f46.png)
予約システムを
導入した側で
ございますので
ご理解いただき
易いのですが、
患者様側が
なんとなく番号を
優先券のように
考えてしまうと、
順番が荒れます。
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場合なんかは、
特にそうかも
しれませんね。
順番で呼んだ時に
その場に居てもらう
ということが、最も
順番予約においては
重要かと存じます。
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観点からしても、
順番までは
できるだけ外に
居て欲しいので、
来院タイミングは
確かに今一番重要
かもしれませんね。
ここでは3番前
としておりますが、
クリニック様ごとに
タイミングは
異なります。
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![クリニック](https://iticket.co.jp/wp-content/uploads/2021/04/efe41c44d0afa9e9573a3392367c8f46.png)
記入したりします
からね。
呼ばれるのを待つ
状態になる時間と、
直前で多少前後
することを想定して
中待合で待機する
人数など含め、
調整いたします。
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![クリニック](https://iticket.co.jp/wp-content/uploads/2021/04/efe41c44d0afa9e9573a3392367c8f46.png)
番号を進めてから
でしたっけ?
それとも、診察室に
誘導する時に番号を
進めるんでしたっけ?
中待合室に
誘導する際に
番号は進めます。
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![クリニック](https://iticket.co.jp/wp-content/uploads/2021/04/efe41c44d0afa9e9573a3392367c8f46.png)
でしたっけ?
外に居る患者様が
順番に遅れない
ようにするため
です。多少遅れる
ことも見込んで
余裕を持つのも
順番予約では
重要です。
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![クリニック](https://iticket.co.jp/wp-content/uploads/2021/04/efe41c44d0afa9e9573a3392367c8f46.png)
中待合室に2人、
順番で待つ人が
大体3人で計5人、
プラス会計待ちが
1人で6人位を
保つ感じになる
わけですね。
そのように
トータル人数を
考えながら、
調整していきます。
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ウェビナー動画の配信も
やっています。
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- 投稿者: 佐藤三千代
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