順番予約の神髄～第21回～基本的な業務の流れ（1）
クリニック
大体の基本操作は
理解していると
思うのですが、
タイミング的な
つながりが、
まだしっかりと
イメージできて
いません。
理解していると
思うのですが、
タイミング的な
つながりが、
まだしっかりと
イメージできて
いません。
かしこまりました。
そうしましたら、
操作の流れを中心に
細かいテクニックも
お伝えいたします。
そうしましたら、
操作の流れを中心に
細かいテクニックも
お伝えいたします。
アイチケット
クリニック
よろしくお願いします。
まずは
オープン前ですが、
先生の場合、
オンライン受付を
実施するとしても
診察が始まって
少し経ってから開始
となりますが、
その点は宜しいですか？
オープン前ですが、
先生の場合、
オンライン受付を
実施するとしても
診察が始まって
少し経ってから開始
となりますが、
その点は宜しいですか？
アイチケット
クリニック
はい、それは
大丈夫です。
お年寄りファーストで
考えたいので、
オンライン受付は
診察が始まって
30分後から開始
と考えています。
大丈夫です。
お年寄りファーストで
考えたいので、
オンライン受付は
診察が始まって
30分後から開始
と考えています。
ありがとうございます。
ところで先生、
今はオープン前に何人か
並んでいることが多い
と仰っていましたね。
ところで先生、
今はオープン前に何人か
並んでいることが多い
と仰っていましたね。
アイチケット
クリニック
そうですね。
そこは結局どうなんでしょう？
順番に番号を配っていくから
結局並ぶのは、今と
変わらないのでしょうか？
そこは結局どうなんでしょう？
順番に番号を配っていくから
結局並ぶのは、今と
変わらないのでしょうか？
いえ。もしも全員が
「オンライン受付をしない」
といった状況では少し
難しいかもしれませんが、
オンライン受付できる方は
わざわざ並ばないので、
朝の行列は少し減ります。
「オンライン受付をしない」
といった状況では少し
難しいかもしれませんが、
オンライン受付できる方は
わざわざ並ばないので、
朝の行列は少し減ります。
アイチケット
クリニック
まあ、確かになあ。
今は特にね。
今は特にね。
それと、これは
スタッフ様からの
告知がどれくらい
伝わるかということ
にもよりますが、
インターネットから
待ち状況を見て、
空いているタイミングを
狙ってくるようになれば、
無理に朝並ばない患者様は
増えて来ます。
スタッフ様からの
告知がどれくらい
伝わるかということ
にもよりますが、
インターネットから
待ち状況を見て、
空いているタイミングを
狙ってくるようになれば、
無理に朝並ばない患者様は
増えて来ます。
アイチケット
クリニック
ああ、そういえば
インターネットで
待ち状況を確認するのは、
オンライン受付より
少し簡単でしたね。
インターネットで
待ち状況を確認するのは、
オンライン受付より
少し簡単でしたね。
その通りです。
アイチケット
クリニック
だけど、早い番号は
先に来た人に渡す
わけだから、
結局若い番号の
取り合いには
なりませんか？
先に来た人に渡す
わけだから、
結局若い番号の
取り合いには
なりませんか？
その点はおそらく
大丈夫です。
患者様が若い番号を
欲しがるのは、
いつ診察されるのか
分からないことに
よる部分も大きいので、
待ち状況が見えていれば
若い番号に過剰な反応を
することは減ります。
大丈夫です。
患者様が若い番号を
欲しがるのは、
いつ診察されるのか
分からないことに
よる部分も大きいので、
待ち状況が見えていれば
若い番号に過剰な反応を
することは減ります。
アイチケット
クリニック
言われてみれば、確かに。
時間的に急いでいる人は
ともかくとして、
なんとなくで並んでいる人は
実際多そうな感じがしますね。
時間的に急いでいる人は
ともかくとして、
なんとなくで並んでいる人は
実際多そうな感じがしますね。
ですので、できる限り
待ち状況だけでも
確認できるように、
スタッフ様から
ご案内をしていただくと
かなり状況は改善されると
思います。
待ち状況だけでも
確認できるように、
スタッフ様から
ご案内をしていただくと
かなり状況は改善されると
思います。
アイチケット
クリニック
わかりました。
ただし、それでも
何名かは並ばれる
かもしれません。
何名かは並ばれる
かもしれません。
アイチケット
クリニック
まあ、ゼロには
ならないでしょうね。
ならないでしょうね。
そんな場合は
およその人数を見て、
入口を開ける前に
いくつか番号券を
先出ししておくと
効率的です。
およその人数を見て、
入口を開ける前に
いくつか番号券を
先出ししておくと
効率的です。
アイチケット
クリニック
あぁ、確かにね。
入ってくるまで
待たなくても、
いくつか出して
おけますね。
入ってくるまで
待たなくても、
いくつか出して
おけますね。
ただし、出し過ぎると
その分ズレてきますので、
目測で確認した人数より
少なめに発券してください。
発券スピードも割と速いので、
あくまで気持ち的なゆとりを
作るくらいの感覚で、
数番だけ先出ししておくと
良いと思います。
その分ズレてきますので、
目測で確認した人数より
少なめに発券してください。
発券スピードも割と速いので、
あくまで気持ち的なゆとりを
作るくらいの感覚で、
数番だけ先出ししておくと
良いと思います。
アイチケット
クリニック
なるほど。
順番予約として
オープン前に
やっておくことは
それくらいですか？
順番予約として
オープン前に
やっておくことは
それくらいですか？
はい。
その時の成り行きで
ご対応いただけるように
設計しておりますので、
基本的な順番予約の場合
事前の準備というものは
ほとんどありません。
その時の成り行きで
ご対応いただけるように
設計しておりますので、
基本的な順番予約の場合
事前の準備というものは
ほとんどありません。
アイチケット
クリニック
やることは、
今とあまり変わらない
ということですね。
それは、ありがたい。
今とあまり変わらない
ということですね。
それは、ありがたい。
強いて言えば、
プリンタやiPad、
操作用アプリ等
操作機器に関しては、
オープン前の準備として
起動しておく必要が
ございます。
プリンタやiPad、
操作用アプリ等
操作機器に関しては、
オープン前の準備として
起動しておく必要が
ございます。
アイチケット
クリニック
まあ、さすがにそれは
必要ですね（笑）。
逆に言えばそれと、
いくつかの先出しくらい
だけで済むということ
ですね。
必要ですね（笑）。
逆に言えばそれと、
いくつかの先出しくらい
だけで済むということ
ですね。
仰る通りです。
アイチケット
クリニック
時間になったら
スタッフが入口を開け、
患者さんが中に
入ってきますね。
スタッフが入口を開け、
患者さんが中に
入ってきますね。
はい。まず
先生の場合は、
診察の順番として
活用するという
お話でしたので、
その確認が必要です。
先生の場合は、
診察の順番として
活用するという
お話でしたので、
その確認が必要です。
アイチケット
クリニック
今だと、
「今日はどうされました？」
なんて声をかけるように
していますが、その時に
診察が必要そうな相手には
番号券を渡していく、
という感じでしょうか？
「今日はどうされました？」
なんて声をかけるように
していますが、その時に
診察が必要そうな相手には
番号券を渡していく、
という感じでしょうか？
その通りです。
ちなみに番号券は
「受付」ボタンを押すと
患者様用と院内控えの
2枚が1セットになって
出力されます。
ちなみに番号券は
「受付」ボタンを押すと
患者様用と院内控えの
2枚が1セットになって
出力されます。
アイチケット
クリニック
2枚1セットというのは、
それぞれが1枚ずつ2回
出て来るのですか？
それぞれが1枚ずつ2回
出て来るのですか？
いえ。端の1点のみ
つながった状態で、
出て来ます。
軽く引っ張ると、
手で簡単に分けられる
ようになっています。
つながった状態で、
出て来ます。
軽く引っ張ると、
手で簡単に分けられる
ようになっています。
アイチケット
クリニック
なるほど。
ほぼカットされた状態で、
つながって出て来る
ということですね。
ほぼカットされた状態で、
つながって出て来る
ということですね。
その通りです。
出て来た番号券は
すぐに切り離し、
患者様用の券を
渡せるようにします。
出て来た番号券は
すぐに切り離し、
患者様用の券を
渡せるようにします。
アイチケット
クリニック
えーと、
プリンターから
番号が出て来て、
それを取り上げ
2つに分けて、
そのまま片方を
渡す準備ね。
プリンターから
番号が出て来て、
それを取り上げ
2つに分けて、
そのまま片方を
渡す準備ね。
はい。ここから
少し忙しい動きに
なりますが、すぐに
控え券は机に置いて
患者様から診察券
あるいは保険証を
預かります。
少し忙しい動きに
なりますが、すぐに
控え券は机に置いて
患者様から診察券
あるいは保険証を
預かります。
アイチケット
クリニック
えー、最初からいくと、
まあ右利きなら
右手で券を取り上げ
左手で控えを切って
机に置き、そのまま
右手で券を渡しつつ
患者さんが出した
診察券や保険証を
左手で受け取ると。
スムーズにいけば
そんな感じかな。
まあ右利きなら
右手で券を取り上げ
左手で控えを切って
机に置き、そのまま
右手で券を渡しつつ
患者さんが出した
診察券や保険証を
左手で受け取ると。
スムーズにいけば
そんな感じかな。
実際のタイミング的には、
診察券を先に受け取り、
交換で患者様用の
番号券を渡すような
格好になると思います。
診察券を先に受け取り、
交換で患者様用の
番号券を渡すような
格好になると思います。
アイチケット
クリニック
なるほど。
ここで、
「こちら番号券を持って
お待ちください」
と、お声がけされると
スムーズです。
「こちら番号券を持って
お待ちください」
と、お声がけされると
スムーズです。
アイチケット
クリニック
えー、
「本日はどうされました」で、
診察券を受け取りながら
番号券を渡して、
「こちら番号券を持って
お待ちください」
か。オッケーです。
「本日はどうされました」で、
診察券を受け取りながら
番号券を渡して、
「こちら番号券を持って
お待ちください」
か。オッケーです。
受付スタッフ様の
手元には診察券、
机の上には控え券、
という状態ですが、
手元には診察券、
机の上には控え券、
という状態ですが、
アイチケット
クリニック
番号は渡しているから
手元になくて、
受け取った診察券を
持っている状態、
控え券は切って机に
置いた状態。
はい、そうですね。
手元になくて、
受け取った診察券を
持っている状態、
控え券は切って机に
置いた状態。
はい、そうですね。
そこですかさず、
診察券と控え券を
クリップで止めます。
診察券と控え券を
クリップで止めます。
アイチケット
クリニック
そうか。
これが前に言ってた
紐づけだな。
これが前に言ってた
紐づけだな。
その通りです。
ひとまず、並んだ方の
対応が終わるまでは、
この動作を繰り返します。
ひとまず、並んだ方の
対応が終わるまでは、
この動作を繰り返します。
アイチケット
クリニック
そうすると、机の上に
クリップで留めた控えと
診察券が並んでいきますね。
クリップで留めた控えと
診察券が並んでいきますね。
並べるスペースがあまり
確保できない場合は、
一時的に診察券を
仕切りのついたケースに
立てておくような光景も
よくお見かけします。
確保できない場合は、
一時的に診察券を
仕切りのついたケースに
立てておくような光景も
よくお見かけします。
アイチケット
クリニック
診察券の扱いは
うちもそんな感じですね。
すると、クリップで留めて
診察券と一緒に
ケースに立てていくと。
うちもそんな感じですね。
すると、クリップで留めて
診察券と一緒に
ケースに立てていくと。
先生のところでは、
クリアファイルを
診察室に回して
らっしゃいましたね？
クリアファイルを
診察室に回して
らっしゃいましたね？
アイチケット
クリニック
ああ、はい。
そうですね。
そうですね。
診察券はクリアファイルと
一緒に回されていますか？
一緒に回されていますか？
アイチケット
クリニック
いや、診察券は
帰りまで受付に
置いています。
帰りまで受付に
置いています。
かしこまりました。
それでしたら、
クリアファイルの準備が
できましたところで、
一旦診察券とクリップで
留めた控え券を外して、
今度はクリアファイルに
移し替えます。
それでしたら、
クリアファイルの準備が
できましたところで、
一旦診察券とクリップで
留めた控え券を外して、
今度はクリアファイルに
移し替えます。
アイチケット
クリニック
そうか、そうか。これで、
紐づけされたまま診察室に
控え券が回るわけですね。
紐づけされたまま診察室に
控え券が回るわけですね。
はい。
朝の受付の流れは、
このようになります。
朝の受付の流れは、
このようになります。
アイチケット
クリニック
かなり、イメージは
できました。
でも、
ちょっと慣れるのが
大変そうですね。
できました。
でも、
ちょっと慣れるのが
大変そうですね。
ご心配には及びません。
それは、初日の
はじめだけです。
慣れてきますと、
まったく無駄なく
無意識で動けるように
なってきます。
それは、初日の
はじめだけです。
慣れてきますと、
まったく無駄なく
無意識で動けるように
なってきます。
アイチケット
クリニック
確かに、
流れさえつかめれば
結構できそうな気が
してきました。
流れさえつかめれば
結構できそうな気が
してきました。
はい。それでは、
今回は一旦ここまでと
させていただきまして、
次回も続けて流れを
追っていきたいと
思います。
今回は一旦ここまでと
させていただきまして、
次回も続けて流れを
追っていきたいと
思います。
アイチケット
クリニック
よろしくお願いします。
電子書籍の配布や、
ウェビナー動画の配信も
やっています。
ウェビナー動画の配信も
やっています。
アイチケット
