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順番予約の神髄~第22回~基本的な業務の流れ(2)

~前回までのおさらい~

シリーズ「順番予約の神髄」第22回目です。これまでの記事は下記をご参照ください。
※それぞれ、各タイトルの初回にリンクしています。

順番予約の神髄
●順番予約の「基本」(1~5+まとめ)

●受付操作の基礎知識(1~4)
●「呼び出し操作」の話をしよう(1~3)
●呼び出しからスキップへ(1~4)
●受付・呼び出し・スキップのまとめ(1~3)
●基本的な業務の流れ(1~)

今回も、前回に引き続き業務の流れに沿って、細かい部分を確認していきましょう。

クリニック
クリニック
えー、前回は、
直接来た患者さんの
受付の対応まで
確認しました。
はい。それでは
時系列的な流れに
沿って、さらに
進めていきます。
アイチケット
アイチケット

~ここまでの業務の流れ~

クリニック
クリニック
その前に、
一応前回の流れを
ざっとおさらい
させてください。
かしこまりました。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
はじめに、
患者さんが窓口に来ます。
はい。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
ドアの前に何人か
並んでいたら、
先出しで少し
番号券を出して
おきます。
はい。少なめに
出しておきます。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
「本日はどうされました?」
で、診察が必要か確認します。
はい。
お声がけによる
確認をします。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
診察の場合は
番号券を渡します。
券を渡すときの
お声がけは
「番号券を持って
 お待ちください」
でした。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
このときまず、
院内用の控え券を
机においてから、
患者さん用の券を
渡しつつ、
保険証・診察券を
受け取ります。
交換する、
イメージですね。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
受け取った診察券と
院内用の控え券を
クリップで留めて、
ためて行きます。
先生の場合は、
診察券と控え券は
受付で専用の
ケースに立てて
一旦保管します。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
落ち着いてきたら
患者さんごとの
クリアファイルを
用意します。
電子カルテの
チェックイン作業
なども並行して
進めましょう。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
クリアファイルを
出してきたら、
今度は診察券から
控え券を外して、
クリアファイルに
入れます。
クリアファイルと
一緒に、診察室に
控え券が届きます。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
ここまで、
でしたね。
はい。
バッチリです。
アイチケット
アイチケット

~番号券をもらった後の動き~

クリニック
クリニック
続いては
呼び出しの
操作ですか?
はい。
操作としては、
呼び出しです。
ただその前に、
患者さんの動き
にも着目して
おきましょう。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
番号をもらった後の
患者さんの動き
ですね。
はい。そうです。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
番号をもらった
わけだから、
外出する、か。
だけど、
すぐ呼ばれる
患者さんは、
居てくれないと
困りますね。
はい。
外出した方も
戻ってくるのが
ギリギリでは、
困りますね。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
そうすると、
番号の何番か
前の人は、
院内で待機
してもらう
ルールに
なりますね。
はい。
多いのは3番前や、
少し長めで5番前
です。
待ち過ぎず、
ギリギリ過ぎず、
を狙います。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
なるほど。
で、外出したら
スマホで順番を
確認しながら
待つんですね?
はい。アプリが
使える方はスマホで
アプリが便利です。
ただし、先生の場合
朝はお年寄りが多い
と思いますので、
全員アプリという
のも、やや無理が
あります。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
あー、すると
お年寄りは外出
できないか。
いえ。
そんな時のために
「電話呼び出し機能」
というものがあります。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
あれ?それは前に
聞きましたっけ?
軽くお伝えした
かもしれません。
詳しくは、また
しっかりとご説明
いたしますが、
順番が近づくと
電話がかかるので、
お年寄りも外出
しやすくなるという
機能です。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
なるほど。
それだと年齢に
関わらず、
順番がまだ
呼ばれない人は、
できるだけ外に居て、
良いタイミングで
戻ってくることが
できますね。
仰る通りです。
それでは再び
院内に視点を
戻しましょう。
アイチケット
アイチケット

~診察室からの呼び出し~

クリニック
クリニック
そしたら次は、
看護師さんが
「呼び出し」
ボタンで番号を
進めるんですね。
はい。
クリアファイルに
入った控え券で、
番号を確認してから、
進めてください。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
番号を確認して
次に進めたら、
患者さんを呼ぶと。
そうですね。
スキップの動作も
含めて考えると、
それが自然です。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
なるほど。
あれ、患者さんは
番号と名前、
どっちで呼ぶん
でしたっけ?
番号はあくまで、
待つための目安
ですから、番号より
お名前で呼ぶのが
一般的ですね。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
なるほど。
すると、
「○○さーん」
と声をかけて
呼ぶことになる
から、そこは
今と同じですね。
ボタンを押して
進めるという
操作は増えますが、
それ以外はあまり
変わりません。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
受付とくらべると、
慣れるのも早そう
ですね。
そうですね。
ついでにもう一つ。
患者さんが番号券を
持ってきますので、
それを受け取って
あげてください。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
あぁ、自分の番号を
伝えるために、
番号券を出すのが
自然か。それなら、
お声がけは
「はい、番号券を
 お預かりします」
とか、そんな感じ
ですか?
完璧です。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
うん、それくらい
ならいけそうだな。
ありがとうございます。
少し長くなりましたので、
続きは次回に繰り越して
ご説明いたします。
アイチケット
アイチケット
クリニック
クリニック
はい、よろしく
お願いします。

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アイチケット
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