順番予約の神髄～第45回～業務開始/ 終了「手動化」機能
今回のテーマは
業務開始/ 終了の
「手動化」機能です。
業務開始/ 終了の
「手動化」機能です。
アイチケット
クリニック
「手動化」・・
元々は自動
でしたっけ？
元々は自動
でしたっけ？
そうですね。
特に理由がない限りは
自動受付・終了の方が
便利ですので。
特に理由がない限りは
自動受付・終了の方が
便利ですので。
アイチケット
クリニック
逆に今回は、
手動にする理由がある
時のお話ということに
なりそうですね。
手動にする理由がある
時のお話ということに
なりそうですね。
実は、開始終了を
「手動」「自動」
から選ぶという概念は
システムがクラウド化
される以前には
ありませんでした。
「手動」「自動」
から選ぶという概念は
システムがクラウド化
される以前には
ありませんでした。
アイチケット
クリニック
そうなんですか？
はい。
院内のパソコンを
主体とする
「オンプレ型」の
時代には、
「手動」しか
なかったのです。
院内のパソコンを
主体とする
「オンプレ型」の
時代には、
「手動」しか
なかったのです。
アイチケット
クリニック
なぜですか？
オンプレ型の場合、
院内のメイン端末が
稼働している状態で
なければ、受付が
できません。
院内のメイン端末が
稼働している状態で
なければ、受付が
できません。
アイチケット
クリニック
パソコンが動いて
いないと受付が
できなかった、
ということですね。
いないと受付が
できなかった、
ということですね。
そうです。そして
端末の耐久性
から考えても、
院内のパソコンを
常時稼働させておく
ことは難しいと
考えました。
端末の耐久性
から考えても、
院内のパソコンを
常時稼働させておく
ことは難しいと
考えました。
アイチケット
クリニック
でも一般にサーバー機
とか、そういうのは
常に動いていますよね？
とか、そういうのは
常に動いていますよね？
仰る通りです。
そして、頻繁に
アクセスされることを
前提に、耐久性や
高度なセキュリティが
かけられています。
これはそのまま、
かかるコストに
反映されます。
そして、頻繁に
アクセスされることを
前提に、耐久性や
高度なセキュリティが
かけられています。
これはそのまま、
かかるコストに
反映されます。
アイチケット
クリニック
要はお金がかかる
ということですね。
ということですね。
はい。色々な考え方が
あると思いますが、
私達としてはあまり
莫大なコストがかかる
予約システムには
したくなかったのです。
あると思いますが、
私達としてはあまり
莫大なコストがかかる
予約システムには
したくなかったのです。
アイチケット
クリニック
まあ、それだと
導入しにくい
ですしね。
導入しにくい
ですしね。
はい。特に、
元々アイチケットの
予約システムは
順番予約だけでしたので
診療時間の間に受付
されることがほとんど
でした。
元々アイチケットの
予約システムは
順番予約だけでしたので
診療時間の間に受付
されることがほとんど
でした。
アイチケット
クリニック
まあ、それなら
使わない時間は
止めておいても
問題なさそう
ですよね。
使わない時間は
止めておいても
問題なさそう
ですよね。
はい。ですので、
診療時間が終わったら
パソコンを切る、つまり
受付も終了させるという
前提でシステムも
設計されました。
診療時間が終わったら
パソコンを切る、つまり
受付も終了させるという
前提でシステムも
設計されました。
アイチケット
クリニック
なるほど。結果的に
それが手動で受付を
開始・終了するという
動きになっていたと
いうわけですね。
それが手動で受付を
開始・終了するという
動きになっていたと
いうわけですね。
その通りです。
そしてシステムが
クラウド化した際に
この前提が大きく
変わります。
そしてシステムが
クラウド化した際に
この前提が大きく
変わります。
アイチケット
クリニック
そうか、クラウド化すると
コストも集約できるし、
院内のパソコンと関係なく、
クラウド上のサーバー機が
動いている状態になり、
自動か手動か選べる
ようになったんですね。
コストも集約できるし、
院内のパソコンと関係なく、
クラウド上のサーバー機が
動いている状態になり、
自動か手動か選べる
ようになったんですね。
仰る通りです。
スケジューリングされた
命令をシステムに出して
おけば、自動で受付を
開始・終了することも
できますし、その処理を
手動に切り替えることも
できるようになりました。
スケジューリングされた
命令をシステムに出して
おけば、自動で受付を
開始・終了することも
できますし、その処理を
手動に切り替えることも
できるようになりました。
アイチケット
クリニック
なるほど。
しかし、多くの場合
自動の方が便利です。
システムに「受付開始」
「受付終了」という
命令を一々かける手間が
ありませんので。
自動の方が便利です。
システムに「受付開始」
「受付終了」という
命令を一々かける手間が
ありませんので。
アイチケット
クリニック
ああ、クラウド上の
サーバーが主体に
なるから、パソコンを
切っても、システムの
受付が勝手に止まる
訳ではないんですね。
サーバーが主体に
なるから、パソコンを
切っても、システムの
受付が勝手に止まる
訳ではないんですね。
そうなのです。
止める時も動かす時も
それぞれ命令が必要です。
止める時も動かす時も
それぞれ命令が必要です。
アイチケット
クリニック
確かにそれだと、
自動の方が楽そう
ですね。
自動の方が楽そう
ですね。
しかしながら、
クラウド以前の操作に
慣れていたクリニック様
の場合ですと、自動的な
開始・終了は感覚的に
違和感が出てしまう
こともありました。
クラウド以前の操作に
慣れていたクリニック様
の場合ですと、自動的な
開始・終了は感覚的に
違和感が出てしまう
こともありました。
アイチケット
クリニック
まあ、それは確かに
「パソコンをつけて
ソフトを立ち上げる」
みたいな動作と受付の
開始・終了が連動して
いた訳ですから、
イメージは「手動」
の方が近いでしょうね。
「パソコンをつけて
ソフトを立ち上げる」
みたいな動作と受付の
開始・終了が連動して
いた訳ですから、
イメージは「手動」
の方が近いでしょうね。
はい。違和感が少ない
というのも重要ですので
長らくアイチケットの
システムをご利用
いただいている
クリニック様では、
手動開始・終了を
選択されることも
ございます。
というのも重要ですので
長らくアイチケットの
システムをご利用
いただいている
クリニック様では、
手動開始・終了を
選択されることも
ございます。
アイチケット
クリニック
そうかあ。まあ、
そういうのは理屈だけ
ではないんでしょうね。
感覚的にスタッフが
操作できる方が良い
ということもあると。
そういうのは理屈だけ
ではないんでしょうね。
感覚的にスタッフが
操作できる方が良い
ということもあると。
仰る通りです。
アイチケット
クリニック
新しくシステムを
導入する時に、
手動で受付・終了
するようなケースも
ありますか？
導入する時に、
手動で受付・終了
するようなケースも
ありますか？
はい。例えば
診察や受付の
開始時間が
日によって微妙に
異なるような場合
手動を選ぶことも
ございます。
診察や受付の
開始時間が
日によって微妙に
異なるような場合
手動を選ぶことも
ございます。
アイチケット
クリニック
どういうこと
でしょう？
でしょう？
受付のスタッフ様や
先生が少し早めに
いらっしゃれば、
既定の時間よりも
前倒しで開始する際に
使うことがあるのです。
先生が少し早めに
いらっしゃれば、
既定の時間よりも
前倒しで開始する際に
使うことがあるのです。
アイチケット
クリニック
あー、ちょっと早く
始めたい時ですか。
え、だけどそれ手動
じゃないとできない
んですか？それだと
自動の方があんまり
使えない気が
するんですが。
始めたい時ですか。
え、だけどそれ手動
じゃないとできない
んですか？それだと
自動の方があんまり
使えない気が
するんですが。
いえいえ、自動でも
既定の時間より早く
受付を開始できます。
既定の時間より早く
受付を開始できます。
アイチケット
クリニック
ん？それなら
自動で良いんじゃ
ありませんか？
自動で良いんじゃ
ありませんか？
このようなケースでの
手動と自動の違いは、
主に待ち状況の表示に
表れます。
手動と自動の違いは、
主に待ち状況の表示に
表れます。
アイチケット
クリニック
●人待ちの表示ですね。
自動は当然あらかじめ
決めた時間に表示が
始まりますよね？
自動は当然あらかじめ
決めた時間に表示が
始まりますよね？
仰る通りです。
手動の場合は
業務開始／終了
ボタンを押すと
表示が始まります。
手動の場合は
業務開始／終了
ボタンを押すと
表示が始まります。
アイチケット
クリニック
なるほど。
少し早めに開始する
ことを見越して、
自動モードで早めの
時間から待ち状況表示
することもできます。
ただしこの時、
待ち状況表示が開始
されたことで、
受付も開始したと
誤解される可能性は
あります。
ことを見越して、
自動モードで早めの
時間から待ち状況表示
することもできます。
ただしこの時、
待ち状況表示が開始
されたことで、
受付も開始したと
誤解される可能性は
あります。
アイチケット
クリニック
まあ、そうか。
システムが動いた
わけだから、誰かが
動かしたと思う人も
いるかもしれませんね。
システムが動いた
わけだから、誰かが
動かしたと思う人も
いるかもしれませんね。
はい。実際は
タイマーで自動的に
動いただけなので、
まだ誰も来ていないかも
しれません。
タイマーで自動的に
動いただけなので、
まだ誰も来ていないかも
しれません。
アイチケット
クリニック
そうすると、
微妙なタイミングで
表示を早く出すのは
避けたいですね。
微妙なタイミングで
表示を早く出すのは
避けたいですね。
しかし、例えば
表示開始よりも前の
タイミングで番号が
進んだりしますと
院外にいる患者さんが
びっくりするかも
しれません。
表示開始よりも前の
タイミングで番号が
進んだりしますと
院外にいる患者さんが
びっくりするかも
しれません。
アイチケット
クリニック
表示が見えてなくても
操作はできるからか。
うーん、悩ましいね。
操作はできるからか。
うーん、悩ましいね。
実際にはそこまで
大きく時間がズレる
ことは稀ですから
多少は誤差の範囲と
見て、自動モードで
時間を設定しても
宜しいと思いますが、
気になるようでしたら
手動モードの方が
ピッタリにはなります。
大きく時間がズレる
ことは稀ですから
多少は誤差の範囲と
見て、自動モードで
時間を設定しても
宜しいと思いますが、
気になるようでしたら
手動モードの方が
ピッタリにはなります。
アイチケット
クリニック
まあ、ボタンを
毎回押す手間が
かかるから、
自動でも良い気が
するけど、これも
感覚的に気持ち悪い
と思う人が居ることは
理解できる、かな。
毎回押す手間が
かかるから、
自動でも良い気が
するけど、これも
感覚的に気持ち悪い
と思う人が居ることは
理解できる、かな。
はい。ほかには、
休診設定をしたくない
場合にも、手動モードが
選ばれます。
休診設定をしたくない
場合にも、手動モードが
選ばれます。
アイチケット
クリニック
自動モードで休診の
設定をしなかったら
どうなりますか？
設定をしなかったら
どうなりますか？
日曜や祝日は
意識しなくても
スケジュールが反映
されますが、臨時休診
の場合は、放っておけば
オンラインで予約が入って
しまうかもしれません。
意識しなくても
スケジュールが反映
されますが、臨時休診
の場合は、放っておけば
オンラインで予約が入って
しまうかもしれません。
アイチケット
クリニック
それは困るなあ。
じゃあ自動の時は
あらかじめ休診設定が
必要ですね。
手動ならどうなります？
じゃあ自動の時は
あらかじめ休診設定が
必要ですね。
手動ならどうなります？
手動モードの場合は
業務開始ボタンを
押さない限り
オンライン受付は
スタートしません。
業務開始ボタンを
押さない限り
オンライン受付は
スタートしません。
アイチケット
クリニック
なるほど。だけど
設定しておけば良い
という話でも
ありますよね？
設定しておけば良い
という話でも
ありますよね？
仰る通りです。
設定自体は難しく
ありませんし、
やり方を忘れても
カスタマーセンター
に、お問い合わせ
いただけます。
設定自体は難しく
ありませんし、
やり方を忘れても
カスタマーセンター
に、お問い合わせ
いただけます。
アイチケット
クリニック
そうすると、急な
休診の時くらいか。
だったら個人的には
どっちでも良い気が
するなあ。
休診の時くらいか。
だったら個人的には
どっちでも良い気が
するなあ。
これらは主に
感覚的にしっくり
来るか否かという
お話ですので、
手動モードで
なければならない
ということでは
ないと思います。
感覚的にしっくり
来るか否かという
お話ですので、
手動モードで
なければならない
ということでは
ないと思います。
アイチケット
クリニック
まあ、ボタンを
1個押すだけだから
手間と言うほどでも
ない気がするけれど、
その手間をかけてまで
やりたいか、という
ことですね。
1個押すだけだから
手間と言うほどでも
ない気がするけれど、
その手間をかけてまで
やりたいか、という
ことですね。
これまでのお話は
割と「好き嫌い」の
こだわりに関わる
お話でした。
割と「好き嫌い」の
こだわりに関わる
お話でした。
アイチケット
クリニック
まあ、今までの
お話を聞く限りは
自動で良いかなと
感じました。
お話を聞く限りは
自動で良いかなと
感じました。
しかしながら、
特殊な運用方法を
前提とする場合は、
手動モードの方が
良いこともあります。
特殊な運用方法を
前提とする場合は、
手動モードの方が
良いこともあります。
アイチケット
クリニック
特殊・・そういうのも
あるんですか？
あるんですか？
はい、ございます。
例えばスキップボード
を積極的に活用する
ケースです。
例えばスキップボード
を積極的に活用する
ケースです。
アイチケット
クリニック
スキップボードとは
スキップした人の番号
が一覧表示される
ところでしたね？
スキップした人の番号
が一覧表示される
ところでしたね？
左様でございます。
実は、診察終了時刻
の時点で、待ち人数が
0人となった場合に
スキップボードを
表示し続けておくには
手動モードにする
必要があります。
実は、診察終了時刻
の時点で、待ち人数が
0人となった場合に
スキップボードを
表示し続けておくには
手動モードにする
必要があります。
アイチケット
クリニック
えーっと、つまり
診察終了時刻で
待ち人数が0人だと
スキップボードが
使えなくなる
ということですか？
診察終了時刻で
待ち人数が0人だと
スキップボードが
使えなくなる
ということですか？
仰る通りです。
そもそも、順番予約で
スキップした方が
診察終了時刻の時点で
居なかったら、先生は
どうされますか？
そもそも、順番予約で
スキップした方が
診察終了時刻の時点で
居なかったら、先生は
どうされますか？
アイチケット
クリニック
うーん、申し訳ないけど
スタッフも休ませないと
いけないし、何か特別な
事情がない限りは
終了しちゃうかな。
スタッフも休ませないと
いけないし、何か特別な
事情がない限りは
終了しちゃうかな。
そうですよね。
スキップされた方
というのは普通
順番通りに来なかった
方ですので、待ち列が
途切れた時点で不在なら
キャンセルの扱いに
するのが一般的です。
スキップされた方
というのは普通
順番通りに来なかった
方ですので、待ち列が
途切れた時点で不在なら
キャンセルの扱いに
するのが一般的です。
アイチケット
クリニック
まあ、そうですよね。
そうすると、確かに
スキップボードに
番号が残ってても
待ち人数が０なら
終了になるのが普通か。
そうすると、確かに
スキップボードに
番号が残ってても
待ち人数が０なら
終了になるのが普通か。
はい。しかし、この
スキップボードを
やや特殊な運用で
「積極的に」使う
ということが
あります。
スキップボードを
やや特殊な運用で
「積極的に」使う
ということが
あります。
アイチケット
クリニック
ほう。
遅れた方の番号
ではなく、検査中
あるいは処置中で
診察室に呼べなかった
方の番号をスキップ
する場合がこれに
あたります。
ではなく、検査中
あるいは処置中で
診察室に呼べなかった
方の番号をスキップ
する場合がこれに
あたります。
アイチケット
クリニック
あー、なるほど。
それは確かに多少は
あるかもなあ。
クリニック側の指示で
順番にならない人は
居るかも。
それは確かに多少は
あるかもなあ。
クリニック側の指示で
順番にならない人は
居るかも。
その際スキップボードを
「処置・検査中」で
飛ばした方の番号表示
として使うならば、急に
表示が消えてしまうと
不安に思われてしまう
かもしれません。
「処置・検査中」で
飛ばした方の番号表示
として使うならば、急に
表示が消えてしまうと
不安に思われてしまう
かもしれません。
アイチケット
クリニック
まあ、何人かいたら
そうかもしれませんね。
手動モードならボタンを
押すまで終了しないから、
スキップも残せるのか。
そうかもしれませんね。
手動モードならボタンを
押すまで終了しないから、
スキップも残せるのか。
仰る通りです。
ただし、スキップは
待ち人数として
カウントされませんし
番号が表示されている
からと言って、
安心して待てるとは
言い難いところでは
ありますが。
ただし、スキップは
待ち人数として
カウントされませんし
番号が表示されている
からと言って、
安心して待てるとは
言い難いところでは
ありますが。
アイチケット
クリニック
まあ、そうか。
だからこれも、
診察終了時刻時点に
残る人数次第ではある
のでしょうね。
だからこれも、
診察終了時刻時点に
残る人数次第ではある
のでしょうね。
仰る通りです。
アイチケット
電子書籍の配布や、
ウェビナー動画の配信も
やっています。
ウェビナー動画の配信も
やっています。
アイチケット
