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順番予約の神髄~第41回~空番(からばん)を組み込む(1)
~前回までのおさらい~
シリーズ「順番予約の神髄」第41回目です。これまでの記事は下記をご参照ください。
※それぞれ、各タイトルの初回にリンクしています。
順番予約の神髄
【基礎編】
●順番予約の「基本」(1~5+まとめ)
●受付操作の基礎知識(1~4)
●「呼び出し操作」の話をしよう(1~3)
●呼び出しからスキップへ(1~4)
●受付・呼び出し・スキップのまとめ(1~3)
●基本的な業務の流れ(1~3)
【応用編】
●オンライン受付を、今すぐ止めたい時
●進まない時の「臨時メッセージ」
●目安時間の表示設定
●お年寄りも安心の「電話呼び出し機能」
●iメッセージを極める(1~3)
●これっきりのスポット設定
●大切なものはすぐそばに<時間帯一時設定機能>(1~2)
●現在番号を<呼出前>に、こっそり戻す。
●問診設定の有効活用(1~2)
●【応用編】のまとめ(1~3)
【番外編】
●iTICKETロボ、発動!
今回からは【実践編】として、さらに深い順番予約の世界をご案内して参ります。
初回はこれまでにもチラリと登場してきました、空番(からばん)についてのお話をしていきます。
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クリニック
これまでにも何度か
軽く聞いたので、
なんとなくは
わかっていると
思います。
軽く聞いたので、
なんとなくは
わかっていると
思います。
ありがとうございます。
一応おさらいを兼ねて、
空番についての基本から
お話をさせていただきます。
一応おさらいを兼ねて、
空番についての基本から
お話をさせていただきます。
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クリニック
わかりました。
よろしくおねがいします。
よろしくおねがいします。
~「空番(からばん)」の基本~
空番とは
順番予約において
「先に押さえた番号」
のことを指します。
順番予約において
「先に押さえた番号」
のことを指します。
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上の図は、3の倍数で
空番設定したことを
表しています。
空番設定したことを
表しています。
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クリニック
空番で設定した
番号を飛ばしながら、
順番に番号を渡していく
わけですね。
番号を飛ばしながら、
順番に番号を渡していく
わけですね。
はい。その通りです。
3番目の人は4番、
4番目の人は5番
となります。
3番目の人は4番、
4番目の人は5番
となります。
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次の人は、また
6番が飛んで
7番をもらう
ことになりますね。
6番が飛んで
7番をもらう
ことになりますね。
仰る通りです。
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アイチケット
~設定上のバリエーション~
具体的な運用や
目的を考える前に、
機能的にできる事を
簡単にご説明して
参ります。
目的を考える前に、
機能的にできる事を
簡単にご説明して
参ります。
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クリニック
わかりました。
余計な茶々は
入れないように
気を付けます。
余計な茶々は
入れないように
気を付けます。
恐れ入ります。
まず空番として
設定した番号ですが、
発券するか、否かを
選べます。
まず空番として
設定した番号ですが、
発券するか、否かを
選べます。
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クリニック
発券する場合と
しない場合が
あり得る訳ですね。
しない場合が
あり得る訳ですね。
その通りです。
ただしどちらの場合も
番号自体が存在しない訳
ではありませんので、
あくまで番号券が
出るか、出ないかの
違いとなります。
ただしどちらの場合も
番号自体が存在しない訳
ではありませんので、
あくまで番号券が
出るか、出ないかの
違いとなります。
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つまり「発券しない」
と設定しても、
番号券が出ないだけで
空番自体はそこに
ある訳ですね。
と設定しても、
番号券が出ないだけで
空番自体はそこに
ある訳ですね。
仰る通りです。
それから、空番発行の
タイミングですが、
「前の番号」
が発行された時と、
「次の番号」
が発行された時の
2つから選べます。
それから、空番発行の
タイミングですが、
「前の番号」
が発行された時と、
「次の番号」
が発行された時の
2つから選べます。
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クリニック
ごめんなさい、
ちょっとよく
わからないので、
1つずつ説明して
ください。
ちょっとよく
わからないので、
1つずつ説明して
ください。
かしこまりました。
それではまず
「前の番号」の時に
空番発行される場合を
考えましょう。
それではまず
「前の番号」の時に
空番発行される場合を
考えましょう。
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はい。
「前の番号」の時に
空番発行ですね。
「前の番号」の時に
空番発行ですね。
先程の通り3と6が
空番とします。
2番が出た時に
一緒に3番が、
5番が出た時に
一緒に6番が
発行されるのが
「前の番号」での
空番発行です。
空番とします。
2番が出た時に
一緒に3番が、
5番が出た時に
一緒に6番が
発行されるのが
「前の番号」での
空番発行です。
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クリニック
あぁ、そういう
ことですか。
ことですか。
同様に「次の番号」
ならば、2番の次に
3番と4番が一緒に、
5番の次には
6番と7番が一緒に
発行されます。
ならば、2番の次に
3番と4番が一緒に、
5番の次には
6番と7番が一緒に
発行されます。
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理論上設定された番号を
どこで具現化するか、
という話ですね。
どこで具現化するか、
という話ですね。
はい。ただし先程の通り、
番号券として出力するか
否かはまた別の話です。
待ち人数が上乗せ
されるタイミングを、
ここで選ぶと
お考えください。
番号券として出力するか
否かはまた別の話です。
待ち人数が上乗せ
されるタイミングを、
ここで選ぶと
お考えください。
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…理由は
後で聞いた方が
良いですか?
後で聞いた方が
良いですか?
いえ、ここは割と
説明しやすいお話なので、
今からご説明いたします。
説明しやすいお話なので、
今からご説明いたします。
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クリニック
ありがとうございます。
さすがに気になって
しまいました。
さすがに気になって
しまいました。
~「前の番号」と「次の番号」どちらを選ぶ?~
実は開発当初、
空番は「次の番号」
で発行される以外、
選択肢は
ありませんでした。
空番は「次の番号」
で発行される以外、
選択肢は
ありませんでした。
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つまり「前の番号」
で発行する機能は
後から追加された
ということですか?
で発行する機能は
後から追加された
ということですか?
仰る通りです。
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それは、なぜ?
実際に空番を活用した
クリニック様から、
ご意見をいただいたのが
きっかけです。
クリニック様から、
ご意見をいただいたのが
きっかけです。
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何か不都合が
あったのですか?
あったのですか?
患者さんから
「受付で番号をもらう
時に、急に1つ
後ろにされた」
という軽いクレームが
入ったそうです。
「受付で番号をもらう
時に、急に1つ
後ろにされた」
という軽いクレームが
入ったそうです。
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クリニック
あー、つまり
2人待ちで、
自分は3番をもらえる
と思ったら、なぜか
4番を渡された
みたいなことですか?
2人待ちで、
自分は3番をもらえる
と思ったら、なぜか
4番を渡された
みたいなことですか?
はい。実際はもう少し
後ろの番号での話
だったようですが、
要するに先生の
仰ったような事です。
後ろの番号での話
だったようですが、
要するに先生の
仰ったような事です。
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あー、まあ確かに
釈然としない感じは
あるかもなあ。
釈然としない感じは
あるかもなあ。
オンライン受付も
開始前でしたので、
「なぜ?」
「誰か割り込んだ?」
「いや、おかしい」と、
訝しく思われたようです。
開始前でしたので、
「なぜ?」
「誰か割り込んだ?」
「いや、おかしい」と、
訝しく思われたようです。
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まあ、確かに
止まっていたものが
急に1つ繰り上がって、
後ろの番号を出されたら
ちょっと嫌がらせ
みたいに受け取られる
かもしれません。
止まっていたものが
急に1つ繰り上がって、
後ろの番号を出されたら
ちょっと嫌がらせ
みたいに受け取られる
かもしれません。
その不自然さを先に
クリアするために、
「前の番号」で空番を
発行することも
できるようにしました。
クリアするために、
「前の番号」で空番を
発行することも
できるようにしました。
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なるほど。
ただし、この場合
例えば空番を
番号券として出力
しているような
クリニック様では、
タイミング次第で
診察が終わる時に
無駄な券が残ることも
あり得ます。
例えば空番を
番号券として出力
しているような
クリニック様では、
タイミング次第で
診察が終わる時に
無駄な券が残ることも
あり得ます。
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まあ、確かに。
不要な空番が
最後に残ると、
待ち人数を0にする
ために呼出ボタンを
押すのも1手間
かもしれません。
最後に残ると、
待ち人数を0にする
ために呼出ボタンを
押すのも1手間
かもしれません。
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あぁ、午前の待ち人数が
残ってるとずっと診察が
続いているみたいに
見えちゃうんでしたっけ。
残ってるとずっと診察が
続いているみたいに
見えちゃうんでしたっけ。
はい。ですので、
終了時、待ち人数は
0にする必要があります。
終了時、待ち人数は
0にする必要があります。
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うーん、確かに
その場合に限っては
無駄に空番が後ろに
くっついた感じに
なるかもしれませんね。
その場合に限っては
無駄に空番が後ろに
くっついた感じに
なるかもしれませんね。
はい。ですので、
元々の「次の番号」
での空番発行も
選択肢として残す
ことになりました。
元々の「次の番号」
での空番発行も
選択肢として残す
ことになりました。
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クリニック
まぁ、それだと
どちらが良いとも
限りませんね。
どちらが良いとも
限りませんね。
はい。
とは言え初めから
空番を待ち人数に
組み込んだりすれば
それはそれで
おかしなことに
なってきます。
とは言え初めから
空番を待ち人数に
組み込んだりすれば
それはそれで
おかしなことに
なってきます。
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まあ、設定された
空番が全部含まれたら
見かけ上の待ち人数は
おかしくなりますね。
空番が全部含まれたら
見かけ上の待ち人数は
おかしくなりますね。
はい。ですので
直前か直後で表れる
ようにせざるを
得ません。
直前か直後で表れる
ようにせざるを
得ません。
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クリニック
そうすると
さっきの話になるから、
諸々考慮してどっちが
自分に合うのか選ぶ
ということに
なる訳ですね。
さっきの話になるから、
諸々考慮してどっちが
自分に合うのか選ぶ
ということに
なる訳ですね。
左様でございます。
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アイチケット
~個別発券・まとめて発券~
機能的なお話として、
空番の出力は
「基本しないで
個別選んで発券」と
「基本しないで、
まとめて発券」という
方法もございます。
空番の出力は
「基本しないで
個別選んで発券」と
「基本しないで、
まとめて発券」という
方法もございます。
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クリニック
それはつまり
毎回番号券が必要な
訳ではないから
「使う時だけ発券する」
という場合もあるし、
番号券は必要だけど
「先に全部出力したい」
という場合にも対応
できるということですか?
毎回番号券が必要な
訳ではないから
「使う時だけ発券する」
という場合もあるし、
番号券は必要だけど
「先に全部出力したい」
という場合にも対応
できるということですか?
仰る通りです。
都度都度出すことも、
すべて出さないことも、
個別出すことも、
まとめて出すことも、
できるようになっています。
都度都度出すことも、
すべて出さないことも、
個別出すことも、
まとめて出すことも、
できるようになっています。
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アイチケット
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クリニック
それだけ分けてある
ということは、
クリニックによって
結構使い方が違う
ということでも
ありそうですね。
ということは、
クリニックによって
結構使い方が違う
ということでも
ありそうですね。
はい。空番が難しく
感じられる1つの原因
かもしれません。
感じられる1つの原因
かもしれません。
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クリニック
なるほど。
次回はもう少し、
空番の使い方に
寄せたお話を
していきたいと
思います。
空番の使い方に
寄せたお話を
していきたいと
思います。
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クリニック
わかりました。
よろしくお願いします。
よろしくお願いします。
電子書籍の配布や、
ウェビナー動画の配信も
やっています。
ウェビナー動画の配信も
やっています。
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- 投稿者: 佐藤三千代
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